Что такое KPI

Система KPI позволяет управлять эффективностью сотрудников. Но порой использование данной системы оборачивается разочарованием, что обусловлено неверным внедрением. Open Academy рассказывает, что такое KPI и как их внедрить в компании.

KPI (Key Performance Indicator — ключевой показатель эффективности) — это индикатор, который отображает фактический результат в достижении целей, поставленных перед сотрудником.

Это некий показатель оценки работы, достижение которого означает, что сотрудник эффективно выполняет свои обязанности.

Простой пример: менеджеру по продажам выставили KPI по плану продаж в размере 1,5 млн рублей в месяц. Если сотрудник совершил продажи на данную сумму и более — он достиг KPI и работает эффективно.

Чаще всего KPI применяют для управления бизнес-процессами в разных сферах. Разработка и внедрение системы KPI помогает точно измерять эффективность процессов.

Применение KPI обеспечивает следующие преимущества:

• Повышение мотивации сотрудников. По достижении нужного показателя сотрудник получает материальное или нематериальное поощрение и, как следствие, старается достичь нужных результатов.
• Увеличение эффективности труда команды. В стремлении к поощрению сотрудники стараются выполнить требуемый объём задач.
• Точное понимание задач и целей. Сотрудник точно знает, чего от него хотят и что нужно делать.
• Возможность мониторинга эффективности. Благодаря KPI можно объективно оценивать, кто справляется с работой. Понятные KPI обеспечивают прозрачность системы поощрений.
• Удержание ценных кадров. Сотрудник видит, что итоги его труда оценивают объективно и знает, когда и за что может рассчитывать на поощрение.

Система KPI помогает организовать работу коллектива так, чтобы каждый сотрудник делал именно то, что от него требуют.

Посредством KPI допустимо оценивать почти любой бизнес-процесс, поддающийся измерению. Единицей измерения могут выступать:

• деньги;
• баллы;
• единицы времени;
• штуки и т. д.

Главное — утверждённый KPI должен соответствовать стратегическим целям компании. То есть вы должны понимать, зачем вы оцениваете процесс, и как это поможет в осуществлении, улучшении или планировании деятельности.

Важно обеспечить понятность подсчёта показателей. Каждый сотрудник должен иметь возможность посчитать свой результат на любой момент времени, чтобы при необходимости скорректировать собственные действия.

Выделяют такие основные типы KPI…

• … результата. Отображают, какого именно результата достигли.
• … затрат. Отражают объём потраченных ресурсов.
• … функционирования. Демонстрируют соответствие процесса определённому этапу выполнения. 
• … производительности. Показывают соотношение результата ко времени.
• … эффективности. Означают соотношение результата к потраченным ресурсам.

Важно! Несмотря на то, что KPI можно применять к самым разным процессам, соблюдайте меру. Максимальное количество показателей для одного рядового сотрудника равно пяти, для руководителя — не более трёх. При большем количестве KPI теряется фокус из-за слишком большого числа целей. К тому же, чем больше действующих KPI, тем меньше объём поощрения за каждый отдельный показатель. А это, вместо мотивации, наоборот демотивирует коллектив.

Грамотное внедрение системы KPI состоит из нескольких этапов:

1. Определите показатели. Необходимо выяснить, что точно отображает эффективность каждого сотрудника. Например, для менеджера по продажам — размер среднего чека, для специалиста по холодному обзвону — общее число звонков за период времени.
2. Разработайте матрицу KPI. Рассчитайте числовые значения, которые станут целью для сотрудников. Это должно быть значение, которое принесёт максимальную пользу бизнесу. Вместе с тем, учитывайте реальную достижимость результата.
3. Создайте программу мотивации. Решите, как вы будете поощрять сотрудников за достижение KPI — премиями, дополнительным отдыхом, ценными подарками и т. п.
4. Расскажите команде о системе. Постарайтесь донести до каждого сотрудника суть введения KPI — чем это полезно компании, какую пользу получит непосредственно сотрудник. Обязательно подробно разъясните принцип действия системы.
5. Внедрите KPI в тестовом режиме. Для начала создайте фокусную группу из нескольких сотрудников. Понаблюдайте, как они работают после внедрения KPI, какие недостатки показала система. Подкорректируйте систему при необходимости.
6. Внедрите KPI в работу компании. Учитывайте, что на первоначальном этапе сотрудникам потребуется период адаптации, чтобы привыкнуть к нововведениям. Обычно адаптация занимает до трёх месяцев.
7. Контролируйте выполнение KPI. Отслеживайте эффективность сотрудников и фиксируйте результаты. Например, вы можете использовать CRM, чтобы отслеживать выполнение задач.

Разработка и внедрение KPI — сложный и длительный процесс, требующий от руководителя немало усилий и времени. Но успешная реализация системы способствует не только увеличению прибыли компании, но и росту уровня удовлетворённости сотрудников.