Система KPI позволяет управлять эффективностью сотрудников. Но порой использование данной системы оборачивается разочарованием, что обусловлено неверным внедрением. Open Academy рассказывает, что такое KPI и как их внедрить в компании.
KPI (Key Performance Indicator — ключевой показатель эффективности) — это индикатор, который отображает фактический результат в достижении целей, поставленных перед сотрудником.
Это некий показатель оценки работы, достижение которого означает, что сотрудник эффективно выполняет свои обязанности.
Простой пример: менеджеру по продажам выставили KPI по плану продаж в размере 1,5 млн рублей в месяц. Если сотрудник совершил продажи на данную сумму и более — он достиг KPI и работает эффективно.
Чаще всего KPI применяют для управления бизнес-процессами в разных сферах. Разработка и внедрение системы KPI помогает точно измерять эффективность процессов.
- Повышение мотивации сотрудников. По достижении нужного показателя сотрудник получает материальное или нематериальное поощрение и, как следствие, старается достичь нужных результатов.
- Увеличение эффективности труда команды. В стремлении к поощрению сотрудники стараются выполнить требуемый объём задач.
- Точное понимание задач и целей. Сотрудник точно знает, чего от него хотят и что нужно делать.
- Возможность мониторинга эффективности. Благодаря KPI можно объективно оценивать, кто справляется с работой. Понятные KPI обеспечивают прозрачность системы поощрений.
- Удержание ценных кадров. Сотрудник видит, что итоги его труда оценивают объективно и знает, когда и за что может рассчитывать на поощрение.
Система KPI помогает организовать работу коллектива так, чтобы каждый сотрудник делал именно то, что от него требуют.
Посредством KPI допустимо оценивать почти любой бизнес-процесс, поддающийся измерению. Единицей измерения могут выступать:
Главное — утверждённый KPI должен соответствовать стратегическим целям компании. То есть вы должны понимать, зачем вы оцениваете процесс, и как это поможет в осуществлении, улучшении или планировании деятельности.
Важно обеспечить понятность подсчёта показателей. Каждый сотрудник должен иметь возможность посчитать свой результат на любой момент времени, чтобы при необходимости скорректировать собственные действия.
- … результата. Отображают, какого именно результата достигли.
- … затрат. Отражают объём потраченных ресурсов.
- … функционирования. Демонстрируют соответствие процесса определённому этапу выполнения.
- … производительности. Показывают соотношение результата ко времени.
- … эффективности. Означают соотношение результата к потраченным ресурсам.
Важно! Несмотря на то, что KPI можно применять к самым разным процессам, соблюдайте меру. Максимальное количество показателей для одного рядового сотрудника равно пяти, для руководителя — не более трёх. При большем количестве KPI теряется фокус из-за слишком большого числа целей. К тому же, чем больше действующих KPI, тем меньше объём поощрения за каждый отдельный показатель. А это, вместо мотивации, наоборот демотивирует коллектив.
- Определите показатели. Необходимо выяснить, что точно отображает эффективность каждого сотрудника. Например, для менеджера по продажам — размер среднего чека, для специалиста по холодному обзвону — общее число звонков за период времени.
- Разработайте матрицу KPI. Рассчитайте числовые значения, которые станут целью для сотрудников. Это должно быть значение, которое принесёт максимальную пользу бизнесу. Вместе с тем, учитывайте реальную достижимость результата.
- Создайте программу мотивации. Решите, как вы будете поощрять сотрудников за достижение KPI — премиями, дополнительным отдыхом, ценными подарками и т. п.
- Расскажите команде о системе. Постарайтесь донести до каждого сотрудника суть введения KPI — чем это полезно компании, какую пользу получит непосредственно сотрудник. Обязательно подробно разъясните принцип действия системы.
- Внедрите KPI в тестовом режиме. Для начала создайте фокусную группу из нескольких сотрудников. Понаблюдайте, как они работают после внедрения KPI, какие недостатки показала система. Подкорректируйте систему при необходимости.
- Внедрите KPI в работу компании. Учитывайте, что на первоначальном этапе сотрудникам потребуется период адаптации, чтобы привыкнуть к нововведениям. Обычно адаптация занимает до трёх месяцев.
- Контролируйте выполнение KPI. Отслеживайте эффективность сотрудников и фиксируйте результаты. Например, вы можете использовать CRM, чтобы отслеживать выполнение задач.