Программы для создания профессиональной базы знаний

Чтобы корпоративная база знаний приносила реальную пользу, она должна быть удобной в использовании. Важно организовать правильное хранение, поиск и обновление информации. Пока объем данных невелик, вполне можно обойтись простыми вариантами: файловыми хостингами, облачными хранилищами или даже локальными архивами. Но по мере накопления знаний требуется специализированное решение. Представляем обзор инструментов для профессионального создания корпоративной базы знаний.

Atlassian Confluence — одна из наиболее популярных программ для создания внутренних баз знаний, что обусловлено её обширным функционалом. В едином пространстве можно объединить самые разные форматы информации: текстовые документы, таблицы, карты, изображения, статьи и т. д. 

Для оформления базы знаний можно использовать настраиваемые шаблоны страниц или продумать собственный вариант оформления. При этом можно создавать красивые веб-страницы с добавлением графических элементов.

Благодаря встроенному чату, пользователи могут обсуждать публикации, добавлять комментарии и получать отзывы. 
Поиск по базе, созданной в Atlassian Confluence, предусматривает использование различных фильтров. Это обеспечивает быстрое нахождение нужной информации. 

Разобраться с функционалом несложно: есть подробные инструкции по работе с программой (на английском языке), присутствует техподдержка. 

Несомненный плюс программы — наличие мобильных приложений для iOS и Android. При необходимости можно интегрировать дополнительные инструменты: для Confluence доступны 3000+ приложений Marketplace (Trello, Slack, Office, Google Drive и т. д.). Кроме того, Atlassian Confluence можно использовать как в облаке, так и на собственном сервере.

Стоимость Atlassian Confluence:

• Для небольшой команды до 10 пользователей использование программы бесплатно. Но в этом случае функционал несколько ограничен и для хранения файлов предоставляется всего 2 ГБ.
• Стандартная версия до 5 000 пользователей обойдётся в $5 за пользователя в месяц. Функционал расширяется, а место для хранения увеличивается до 250 ГБ.
• Премиум-версия до 5 000 пользователей стоит $10 за пользователя в месяц. Объём хранилища не ограничен и доступен полный функционал.
• Стоимость использования программы на собственном сервере зависит от числа пользователей. Есть бесплатный 30-дневный пробный период.

Сервис Flowlu позволяет создавать любое количество разделов для разных целей и групп специалистов. Можно разграничивать права доступа к разделам: разрешать только чтение либо давать доступ к редактированию. Сотрудники могут совместно пополнять базу, обсуждать информацию и делиться знаниями. 

База предусматривает древовидную структуру, что позволяет быстро ориентироваться в большом количестве разделов. Полнотекстовый поиск и поиск по тэгам помогает найти нужную информацию за несколько секунд.

Дополнительный плюс сервиса — возможность предоставления внешнего доступа. Пользователям не обязательно заходить в систему, чтобы получить доступ к базе. Используя полученную ссылку, можно ознакомиться с информацией в любом месте и с любого устройства. 

Функционал Flowlu можно расширить за счёт интеграции с популярными инструментами (Google Drive, 1C, XMind, Jira и пр.). 

Стоимость Flowlu:

• Бесплатно для 3 пользователей. Для хранения файлов предоставляется 1 ГБ места.
• От 1 190 до 3 990 рублей в месяц при количестве пользователей от 10 и 100 человек соответственно. Объём хранилища — от 5 до 100 ГБ.
• 7 990 рублей в месяц для неограниченного количества пользователей. Хранилище увеличивается до 1 000 ГБ.

Вики это часть платформы Яндекс.Коннект, предназначенной для командной работы. Для использования сервиса нужно создать в Яндекс.Коннект новую организацию. Создание страниц доступно любому пользователю, при этом все изменения хранятся в истории. По необходимости можно разграничить доступ, ограничить права пользования или назначить владельца страницы.

Сервис поддерживает добавление текстовых документов, таблиц, изображений, файлов. У каждого пользователя есть личный кабинет, где сохраняются черновики материалов. Удобный поиск и структурирование информации позволяет быстро найти нужные данные.

Яндекс.Вики можно объединить с Яндекс.Формами, Яндекс.Диском, справочником сотрудников организации. Можно добавить трекер, почту для корпоративного домена, мессенджер, календарь.

Стоимость Яндекс.Коннект:

• Базовый тариф. Бесплатно. Ограничение по количеству пользователей до 1 000 человек и по объему диска до 10 ГБ на каждого пользователя. При этом Вики ограничена 100 страницами.
• Премиум тариф. $3 в месяц за пользователя. Не имеет ограничений по числу пользователей, а минимальный объём диска составляет 1 ТБ. Количество страниц Вики неограниченно.

Платформа с открытым исходным кодом, предназначенная для совместной работы и документирования. Именно этот продукт использован для создания Википедии. Все пользователи могут участвовать в создании базы, но можно и ограничить редактирование отдельных страниц. 

Для начала использования нужно сервис скачать, установить и настроить. При этом можно добавить доступные расширения (теги, вики-разметку, настройку внешнего вида и т. д.) или разработать новые. Если собственный сервер отсутствует, можно воспользоваться услугами хостинга из предлагаемого списка. 

В MediaWiki для навигации используется боковая панель с перечислением разделов и страниц, а также ссылки. С помощью ссылок можно связывать разные страницы. Нужную информацию можно искать через оглавление либо через окно поиска по названию искомого документа.

Стоимость MediaWiki: бесплатно, вне зависимости от количества пользователей и объема данных. Если вы хотите разместить базу знаний на собственном сервере, то стоимость зависит от тарифов выбранного хостинга.

Если вы используете программное обеспечение 1C, то возможно вам будет удобнее использовать для создания внутренней базы специализированное решение. В СЭД «Корпоративный документооборот» встроен модуль для создания базы знаний. 

«Корпоративная база знаний» позволяет создавать различные разделы и категории. Для каждой заметки добавляется заголовок, описание, дата создания и указание автора. Для оформления описания можно использовать разные типы шрифтов, изменять цветовое оформление элементов, добавлять картинки. Права пользователей можно разграничивать, предоставляя доступ к чтению или редактированию.

Поиск информации осуществляется по специально установленным тегам, наименованиям записей или тексту заметки. 
В СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность работы с системой на мобильных устройствах. Для этого пользователям нужно установить мобильные приложения. 

Стоимость СЭД «Корпоративный документооборот»: 75 900 рублей за лицензию. Лицензии не ограничены по числу пользователей, филиалов или юридических лиц.

Корпоративные знания — это то, что позволяет компании развиваться как единой системе. Каждый сотрудник является носителем уникальных знаний. Если коллектив не будет обмениваться опытом, компании будет очень сложно развиваться. Но в то же время плохо организованная информация, сваленная в одну кучу, способствует возникновению хаоса в головах сотрудниках и, как следствие, в делах организации. Именно для организации информационного порядка требуется грамотное создание корпоративных баз знаний. Наличие удобной и качественной корпоративной базы знаний способствует быстрому развитию и росту компании.