Как организовать электронную систему хранения документов

Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте. 

В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.

Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.

1. Подготовка документов к оцифровке

Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:

• тип документов;
• хронология создания;
• принадлежность к конкретному подразделению.

Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.

2. Проведение оцифровки документов

Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги. 

Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно. 

Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.

3. Верификация изображений и создание электронных документов

Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки. 

Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск. 

Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:

• OCR Online;
• NewOCR;
• Free OCR.

Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.

Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота. 

На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).

Примеры СЭД:

Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.

«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.

Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.

Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище. 

Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов. 

Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.

СЭД успешно интегрируются с системами внутреннего учета. Например, при работе в 1C можно искать нужные документы в СЭД. Также можно отправлять в СЭД документы, созданные в 1C. Это позволяет свести к минимуму оформление бумажных документов и вести практически весь документооборот в электронном формате. 
Основная цель оцифровки документов и создания электронного хранилища — это оперативное обеспечение доступа к необходимой документации и обеспечение её сохранности. Работа с электронными документами существенно сокращает временные затраты на поиск и обработку информации.

1. Проанализировать бизнес-процессы, описать цель внедрения ЭДО и виды документов, подлежащих переводу в электронный формат.
2. Разработать систему документооборота: установить типы необходимых документов, определить разделы и категории, создать регламенты и инструкции по работе с документами.
3. Выбрать и настроить систему хранения (СЭД). Установить порядок систематизации, продумать навигацию, определить уровень доступа к документам, интегрировать с рабочими программами. Например, можно систематизировать документы по процессам (договоры, накладные, акты и т. д.) либо по отделам (юридический отдел, бухгалтерия, отдел продаж и пр.).
4. Загрузить оцифрованные и электронные документы в СЭД.
5. Обучить сотрудников работе с электронными документами.
6. Регулярно осуществлять контроль использования ЭДО, чтобы предотвратить возможные ошибки на этапе внедрения и обучения.