В условиях рынка знания не только сила, но и конкурентное преимущество. Если в вашей компании есть база знаний — это серьезный двигатель для развития бизнеса. Но если пользоваться базой неудобно, то вряд ли она принесет пользу сотрудникам. Кроме того, любая информация со временем устаревает.
Open Academy подготовила несколько рекомендаций о том, как правильно вести базу знаний и не допускать её устаревания.
Как вы храните собранные знания? Если просто даёте название новому материалу и добавляете в общую базу, то это не очень хороший способ. Вряд ли сотрудники будут «переворачивать» тонны информации, чтобы найти нужные сведения.
Распределяйте информацию по разделам. Например, общие сведения, отдел маркетинга, отдел продаж, отдел логистики и прочее. Внутри каждого раздела можно сделать подразделы:
Структурирование бесполезно без хорошей навигации. После того как все материалы будут рассортированы, обеспечьте удобство поиска. Можно сделать древовидное меню или оглавление с активными ссылками на главной странице. Главное, чтобы любой сотрудник быстро нашёл нужную тему в списке и без проблем её открыл.
Желательно добавить в базу знаний теги и полнотекстовой поиск на случай, если пользователь забыл название документа или не знает, в каком разделе нужно искать.
Если базу ведут все, то фактически её не ведет никто. Обязательно назначьте администратора и модератора, которые будут следить за отсутствием ошибок, проверять качество материалов и разносить данные по нужным разделам.
Лучше всего, если любой новый материал проходит предварительную проверку до добавления в базу. Это предотвратит «засорение» хранилища нерелевантными или некачественными данными.
Неограниченный доступ для всего коллектива — зло для базы знаний. Сотрудники по неопытности могут случайно удалить нужную информацию или внести ошибочные данные. Оптимальный вариант – предоставлять доступ к просмотру, копированию и комментированию.
Для объемных баз данных можно разграничить доступ по разделам. Например, техническим специалистам дать доступ к IT-разделу, а продавцам и консультантам — к разделу продаж. Так вы сделаете использование базы более удобным для самих сотрудников.
Можно предоставлять доступ к определённым разделам исключительно для авторизованных пользователей.
База знаний полезна лишь тогда, когда она актуальна. Регулярно проверяйте информацию: при необходимости вносите изменения или дополнения в статьи, заменяйте устаревшие шаблоны документов на новые, добавляйте данные о новых направлениях в компании.
Кстати, для актуализации информации очень полезна функция комментирования. Если сотрудник после изучения материала заметит неточность или ошибку, он может оставить комментарий. Далее ответственные лица изучат комментарии и внесут необходимые обновления.
Трудно собрать хорошую базу знаний, если сами сотрудники неохотно делятся информацией и опытом. Не каждый специалист готов раскрывать свои личные наработки. Кроме того, на создание хорошего материала уходит немало времени. Только отчаянные энтузиасты согласятся тратить личное время просто так.
Мотивируйте сотрудников. Например, назначьте премии за участие в создании базы или придумайте иной способ поощрения. Возможно, что поначалу сотрудники будут участвовать в наполнении базы исключительно за «полезные плюшки». Однако со временем они поймут, насколько объединение информации и обмен опытом помогает в работе.
Сохранение коллективных знаний значительно усилит позиции вашей компании на рынке. Вы не потеряете важную информацию, если вдруг опытный специалист решит уволиться. Эффективность работы ваших сотрудников повысится за счет доступа к базе знаний. А новички смогут быстрее вникнуть во все тонкости работы.