От перехода на удалёнку многих предпринимателей удерживает страх утраты контроля над рабочими процессами. Как получить гарантии того, что сотрудники своевременно выполнят всё, что запланировано?
Мы в Open Academy видим решение во внедрении отчётов по выполненным задачам. Рассказываем, для чего нужна такая отчётность, как ее оформлять и как собирать.
Казалось бы, зачем заставлять отчитываться взрослых людей? Можно просто поставить общую задачу, назначить дедлайн и в назначенный срок получить результат. На практике все не совсем так.
Не все сотрудники могут планировать свое рабочее время. В домашней обстановке присутствует слишком много отвлекающих факторов. Решение рабочих вопросов может быть отложено «на потом». В итоге есть риск сорванных дедлайнов и не самого качественного выполнения работы.
Учитывая, что в бизнесе каждая отдельная задача — часть общего процесса, то любой срыв ведёт к нарушению других процессов. Организовать контроль над сотрудниками можно за счёт ежедневных отчётов. В них должно быть отображено, что именно делал работник в течение дня.
Регулярно получая отчёты от всей команды, можно отслеживать реальные стадии проектов, вовремя предотвращать форс-мажоры и уверенно планировать деятельность на будущее.
Нет никаких стандартов по виду отчётности для удалёнщиков. Главное правило — отчёт должен быть кратким, чтобы его можно было быстро заполнить и проверить.
Например:
Если в вашем бизнесе принято планировать задачи команды на несколько дней, неделю или месяц, можно использовать такой вариант отчёта с отдельными листами для каждого сотрудника:
Сотрудники могут отчитываться и в рабочем чате: с утра описать текущие задачи, а к вечеру рассказать о достигнутых результатах.
Выбирайте способ, который удобен вам и вашей команде. Но обязательно установите точное время, когда сотрудники обязаны представлять свои отчёты.
Google Таблицы удобны тем, что можно:
- создать несколько листов;
- открыть, закрыть или ограничить доступ;
- просмотреть историю изменений;
- оставить комментарии;
- установить дополнения;
- добавить расписание.
CRM подойдут для сфер, где нужно фиксировать стадию взаимоотношений с клиентами и анализировать взаимодействие на протяжении всего цикла сделки. Например, для сферы продаж.
Примеры CRM-систем:
В большинстве CRM предусмотрены инструменты планирования задач, создания отчётов и контроля сотрудников.
В таск-менеджерах легко отслеживать рабочие процессы. Дополнительные отчёты не нужны. Видно, кто над чем работает, в течение какого времени, какие задачи закончены.
Варианты таск-менеджеров:
Использовать мессенджеры для сбора отчётности удобно, если одновременно с отслеживанием результатов требуется командное обсуждение.
Возможные к применению мессенджеры:
Для сбора отчётности можно использовать и облачные хранилища.
Рассмотрите такие хранилища, как:
На удалённой работе сотрудники особо нуждаются в контроле. Но контролировать нужно не количество потраченного времени или точное соблюдение рабочего графика, а достижение результатов. Главная задача отчётов по выполненным задачам — обеспечение прозрачности рабочих процессов. Руководитель или ответственный сотрудник может «держать руку на пульсе» и своевременно отслеживать этапы работы над проектами.
Ещё интересные статьи про удалённую работу: Как перевести сотрудников на удалёнку, Как бизнесу на удалёнке наладить видеосвязь с сотрудниками, 10 инструментов для организации командной работы.