Как перевести сотрудников на «удалёнку»

И успешно вести бизнес в режиме home-офиса
 
 

Сейчас многие компании по всему миру переходят на удалённый формат работы. Все чаще удалёнка обусловлена необходимостью, а не вопросами личного предпочтения. Основная проблема в том, что нужно правильно организовать удалённый труд и обеспечить своевременное выполнение задач.

 

Open Academy собрала несколько полезных рекомендаций о том, как бизнесу перейти на «удалёнку» и соблюсти непрерывность бизнес-процессов.

 

1. Организуем коммуникации сотрудников

 

Самый частый аргумент против удалённой работы — отсутствие живого общения. Конечно, некоторые вопросы проще решать при личных встречах. Но при правильной организации удалённой работы можно общаться не менее продуктивно. Преимущества онлайн-коммуникаций в том, что:

 
  • меньше отвлекаешься на посторонние дела;
  • важные обсуждения заранее спланированы и расписаны;
  • общение происходит  только по актуальным темам.
 

Но чтобы коммуницировать было удобно, важно правильно подобрать сервисы с учётом цели использования.

 

Для текстового общения можно использовать:

 
 

Если нужно пообщаться по видео или просто голосом, пригодятся:

 
 

Важно заранее определить, какие способы связи будут использованы для срочных коммуникаций, а какие больше подойдут для запланированных совещаний. Например, по электронной почте лучше обмениваться документами или обсуждать несрочные задачи. Мессенджеры отлично подойдут, когда нужно оперативно связаться с коллегой. А вот платформы с поддержкой формата видеоконференций пригодятся при совместном обсуждении проектов.

 

Рекомендуем прописать для сотрудников инструкции по коммуникациям и уточнить следующие моменты:

 
  • какие приложения должны быть установлены обязательно;
  • цель использования приложений (аудио/видео, срочно/не срочно);
  • порядок беседы (вопрос-ответ в режиме нон-стоп, планирование повестки, длительность обсуждения).
 

Некоторые сервисы для общения имеют ограничения по числу участников или предоставляют ограниченный функционал в бесплатной версии. Но если хорошо поискать, найдутся оптимальные решения.

 

Так геймерский голосовой и текстовый чат Discord абсолютно бесплатен, работает на ПК и смартфонах, позволяет общаться в общем чате, в личке или отдельных чатах под разные проекты.

 
 

В сервисе для веб-конференций Cisco Webex Meetings можно бесплатно проводить встречи со 100 участниками без ограничения по времени, с HD-видео и совместным использованием экрана.

 
 

Примером успешной удалённой коммуникации служит Aviasales — крупнейший в Рунете проект по поиску дешевых авиабилетов. Здесь действует правило, по которому каждый сотрудник 2 месяца в году может работать удалённо. На постоянной удалёнке работают только специалисты, для которых важнее быть на связи, чем в офисе. Вне зависимости от места работы, вся команда взаимодействует через Zoom и соблюдает единый рабочий график. Это позволяет вести рабочие процессы так, как будто все работают в одном офисе.

 
 

2. Планируем рабочие задачи

 

В удалённой работе грамотное планирование гарантирует отсутствие срывов и неожиданностей. Каждый сотрудник должен знать, что и когда он должен сделать.

 

Совместно планировать задачи удобно в следующих сервисах:

 
  • Google Календарь — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и настраивать напоминания;
  • «Планировщик» Microsoft — можно прописывать планы, создавать группы, назначать задачи и настраивать уведомления об их назначении, обновлять сведения о состоянии;
  • Asana — в web-приложении, доступном на iOS и Android, можно прописывать задачи и дедлайны, устанавливать приоритеты, отслеживать выполнение;
  • Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;
  • «Битрикс24» — сервис включает планирование проектов и дедлайнов, таск-менеджмент, возможность обмена документами, визуализацию данных на календаре. Создание отдельных рабочих групп;
  • «Мегаплан» — можно назначать задачи отдельным сотрудникам, следить за их выполнением и сохранять завершённые проекты;
  • «Яндекс.Трекер» — удобно планировать спринты, управлять задачами на виртуальной доске, согласовывать макеты и документы, визуализировать данные;
  • Slack — здесь можно настраивать задачи, устанавливать сроки, общаться с коллегами, согласовывать проекты;
  • Pyrus — предусматривает общение, списки задач, загрузку файлов, интеграцию с облачными хранилищами.
 

Выберите планировщик, который доступен и удобен для всех сотрудников и фиксируйте в нем абсолютно все задачи. Главное правило: нет задачи в планировщике — задачи нет вообще, не зафиксированы итоги обсуждений — никаких итогов не было.

 
 

Большинство планировщиков задач предполагают наличие ограниченных бесплатных версий, бесплатный доступ для небольших команд или демо-период. Вы можете потестировать разные варианты, чтобы выбрать наиболее удобный.

 

Учтите, что на первых порах у сотрудников могут быть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, бытовые дела и отсутствие руководителя сильно отвлекают от работы. Рекомендуем заранее прописать правила удаленной работы: график рабочего дня, период пребывания на связи. сроки сдачи текущих задач. Желательно ежедневно составлять краткосрочные планы, по которым сотрудники должны отчитаться по окончании дня. Можно завести общий «дневник», куда каждый член команды будет ежедневно записывать завершенные задачи.

 

Возможно, что вашим сотрудникам поможет опыт других удалёнщиков. Периодически проводите онлайн-вебинары на тему организации рабочего места, планирования рабочего времени, способов борьбы с прокрастинацией.

 

3. Обеспечиваем возможность совместной работы

 

Как бы хорошо ни были спланированы задачи, иногда сотрудникам нужно поработать совместно в режиме реального времени. Для этого тоже существуют онлайн-решения. Например:

 
  • Google Документы — сервис подходит для совместной работы над текстовыми документами, таблицами, презентациями;
  • Miro — интерактивная доска для совместной работы над схемами и мудбордами, подходит для проведения брейнстормов, интегрируется со многими популярными сервисами;
  • Figma — онлайн-сервис для дизайнеров, позволяющий вместе работать над прототипами и интерфейсами;
  • Netboard — инструмент для сбора, организации и обмена контентом, позволяющий совместно создавать и редактировать тематические страницы;
  • Bubbl.us — бесплатный веб-сервис для брейнсторминга, в котором можно создавать интеллектуальные карты;
  • Twiddla — подходит для совместного обсуждения веб-страниц, фото и графики.
 
 

Важно обеспечить хранение информации и её доступность в любое время. Сделать это можно с помощью облачных хранилищ. Например, можно использовать:

 
  • Dropbox — от бесплатных 2 ГБ до неограниченного пространства в платной версии;
  • «Google Диск» — бесплатно 15 ГБ + платное расширение хранилища;
  • «Яндекс.Диск» — 15 ГБ бесплатного пространства с возможностью платного увеличения на 100 ГБ или 1 ТБ;
  • OneDrive — от 1 ТБ на пользователя до безлимита в бизнес-версии;
  • «Облако Mail.Ru» — 8 ГБ бесплатно + до 4 ТБ на платном тарифе;
  • pCloud — 10 ГБ бесплатно и до 2 ТБ для бизнес-аккаунтов.
 
 

Когда материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, есть риск их утраты или временной недоступности в нужный момент.

 

4. Продумываем систему контроля и мотивации

 

В удалённой работе грамотный контроль и правильная мотивация определяют успех проекта. Вовсе не обязательно отслеживать действия сотрудников в режиме реального времени. Главное — это прописать дедлайны и следить за их соблюдением.

 

Можно разбить крупные задачи на несколько мелких подзадач со своими сроками. Обяжите всех сотрудников своевременно отчитываться о проделанной работе или ежедневно отмечать выполненные задачи/подзадачи в планировщике.

 

Регулярно проводите совместные совещания в видеоформате, чтобы обсудить текущие проекты и обменяться предложениями по их реализации. Прототип из офлайна — ежедневные утренние пятиминутки или «летучки».

 
 

Предусмотрите разные способы мотивации. Например, при оплате за количество выполненных задач «удалёнщикам» попросту невыгодно затягивать проекты. Можно придумать систему поощрений за быстрое выполнение задач или сокращение сроков работы.

 

Пример успешной организации системы контроля и мотивации — онлайн-школа английского языка Skyeng. Она изначально создавалась как виртуальный проект.  На данный момент в команде Skyeng всего 42 штатных сотрудника и 10+ тысяч преподавателей, проживающих в самых разных странах мира.

 

Обучение в школе ведется с использованием специальной онлайн-платформы, которая предусматривает видеосвязь, демонстрацию учебных материалов, мобильное приложение, личный кабинет и т. д. Преподавателям невыгодно нарушать расписание или оказывать некачественные услуги, поскольку это напрямую влияет на их заработок.

 

5. Поддерживаем командный дух и корпоративные ценности

 

Удалённая команда может включать в себя людей разных возрастов и с различными взглядами на жизнь. Но для успешной работы сотрудники должны «слышать» друг друга, мыслить похожими категориями, обладать пониманием общей цели.

 

Помимо рабочих чатов создайте неформальную онлайн-беседу, в которой можно делиться мнениями, задавать вопросы, обсуждать какие-то второстепенные задачи,  обращаться к коллегам за помощью или просто болтать в свободное время.

 

Также не игнорируйте повышение квалификации специалистов и развитие их навыков. Современные методики онлайн-образования помогают осваивать с нуля новые профессии и digital-инструменты. Например, онлайн-курсы от Open Academy дают возможность перенять опыт успешных предпринимателей и научиться ведению бизнеса в цифровом формате.

 
 

Рекомендуем создать базу знаний с полезной информацией для сотрудников, инструкциями по работе с сервисами, правилами компании и чек-листами по решению конкретных задач. 
Делитесь новостями. К примеру, регулярно публикуйте дайджест о событиях в компании и жизни коллектива, рассказывайте о грядущих планах и текущих итогах.

 

У вас все получится. Не бойтесь экспериментировать и тестировать разные решения. Для эффективного ведения бизнеса на «удалёнке» важно обеспечить оперативное взаимодействие сотрудников, удобство обмена информацией и грамотное планирование задач.

 

Не стоит бояться финансовых затрат: небольшая команда вполне может обойтись бесплатными инструментами, а оплата сервисов для крупных проектов обойдется дешевле аренды офиса и организации рабочих мест. Возможно, что home-офис вам так понравится, чтобы вы не захотите менять его на офлайн-вариант.

Все о развитии бизнеса с помощью онлайн-инструментов и опыте спикеров-предпринимателей

Узнать больше

Нажимая кнопку «Узнать больше», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных, и соглашаетесь с пользовательским соглашением