Российское трудовое законодательстве разрешает дистанционный труд. Многим предпринимателям выгодно работать с удаленными сотрудниками. Можно сэкономить на аренде офиса, организации рабочих мест и даже на зарплате, если наемный специалист проживает в регионе с более низким уровнем оплаты труда.
Однако официальное трудоустройство удаленных работников пока не слишком распространено. Чаще заключают обычные договоры или ГПХ. Причина — незнание нюансов оформления документов.
Дистанционной (удаленной) признают работу, выполняемую по трудовому договору вне рабочего места, контролируемого работодателем, или выполняемую с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе через интернет.
Трудовой договор с удаленным работником составляют в произвольной форме, но обязательно указывают сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. Отличие от стандартного трудового договора состоит в том, что в документ вносят также условия, которые относятся к дистанционному труду и его особенностям.
В трудовом договоре с дистанционным сотрудником прописывают такие данные:
- указание на дистанционный характер работы;
- способ документооборота (электронный, бумажный);
- условия подачи отчетности о выполненной работе;
- условия обеспечения работника необходимым оборудованием или ПО (при необходимости);
- режим труда и отдыха (свободный или согласованный сторонами);
- условие о признании результатов интеллектуального труда служебными, если работа связана с интеллектуальной деятельностью;
- условие о соблюдении коммерческой тайны, если дистанционный работник обладает конфиденциальной информацией;
- дополнительные основания увольнения (непредставление отчётов в положенные сроки и т. п.).
К трудовому договору удаленного сотрудника можно прилагать:
- соглашение о конфиденциальности (NDA);
- должностную инструкцию;
- положение о материальной ответственности.
Согласовать условия договора разрешено в электронной переписке. Сотрудник может подписать документ с помощью электронной подписи (если она у него есть).
Однако бумажный вариант документа должен быть у обеих сторон. В трехдневный срок после подписания электронного договора отправьте сотруднику бумажную версию в двух экземплярах. Пусть сотрудник подпишет документы и один экземпляр отправит вам. Для отправки любой бумажной документации используйте заказные письма с уведомлением.
Что касается других кадровых или рабочих документов, то вы можете договориться об электронном обмене. В этом случае потребуется наличие цифровой подписи у обеих сторон. При получении электронного документа стороны в заранее согласованный срок отправляют уведомление о получении.
- Если во время проверки трудовой инспекции у вас не окажется оригинала какого-то кадрового документа, подписанного работником, и электронный обмен документами вы не проводили, это будет признано нарушением ТК РФ.
- Если возникнет спор с удаленным сотрудником, а у вас не будет подписанного бумажного или электронного документа по факту спора, то доказать свою правоту будет сложно.
- Заработная плата дистанционного работника зависит от МРОТ и районного коэффициента места проживания сотрудника. Учитывайте это при найме работников из регионов с повышенным коэффициентом.
- Налоги и взносы по удаленным работникам платят как по обычным сотрудникам.
- Нельзя заключать трудовой договор с дистанционным сотрудником-иностранцем, который живет в другой стране. В этом случае работайте по договору ГПХ.