Федеральный закон 402 от 06 декабря 2011 г. указывает, что ИП могут не вести бухгалтерский учёт и не сдавать бухгалтерскую отчётность. Но это не означает, что ИП вообще не должны отчитываться перед государством. Индивидуальные предприниматели на УСН или Патенте обязаны вести учёт доходов и расходов бизнеса и подавать декларации в налоговую.
Но многие ИП всё же подстраховываются и ведут бухгалтерский учёт самостоятельно или с помощью бухгалтера.
Если у индивидуального предпринимателя нет сотрудников, а число хозяйственных операций невелико, то он может самостоятельно вести свою отчётность и ограничиться ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР). Подробнее о КУДиР можно прочитать в материале «Загадочная КУДиР. Что это и зачем нужно бизнесу».
Но если у ИП большой оборот товара и есть наёмные сотрудники, то контроль финансовых средств и формирование отчётов усложняются. Ошибки или отсутствие контроля финансовых средств приводят к неверному расчёту налогооблагаемой базы и становятся причиной штрафов, пени и даже доводят до разорения. В такой ситуации собственник вынужден терять своё время и разбираться в основных вопросах бухгалтерского учёта или нанимать квалифицированного бухгалтера.
В этой статье расскажем, как бухгалтер помогает ИП сэкономить время, снизить риски нарушения финансовой дисциплины и эффективно управлять бизнесом за счёт правильного ведения бухучёта.
- уменьшит риски ошибок в учёте и правильно отразит доходы и расходы в бухгалтерской отчётности
- сэкономит деньги: оптимизирует налогообложение, сократит налоговые платежи и подскажет ИП, как можно использовать различные льготы и выгоды
Индивидуальный предприниматель должен уметь анализировать финансовые показатели, определять возможности для роста и сокращения затрат, планировать бюджет, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, устанавливать правильную цену на товары и услуги. С этим помогает бухгалтер.
Если бухгалтер грамотно ведёт бухучёт, предприниматель получит от него точные и своевременные сведения о состоянии и рентабельности бизнеса:
- Сколько денег есть на счетах и сколько нужно заплатить в ближайшее время
- Сколько денег уходит на выплату зарплаты, аренду и коммунальные платежи
- Оправданы ли самые крупные расходы
- Можно ли увеличить прибыль и за счёт чего
Эти данные помогут выявить проблемные зоны и заблаговременно скорректировать их, чтобы избежать финансовых рисков. Например, ИП сможет сменить поставщика, подыскать помещение с более низкой арендной платой или исправить ошибку в классификации расходов, из-за которой происходит неправильное расходование средств.
Если вы приняли решение нанять бухгалтера, постарайтесь сделать так, чтобы бухгалтер приступил к своей работе уже на этапе планирования предпринимательской деятельности. Опытный бухгалтер выберет для вашего бизнеса систему налогообложения с минимально возможной налоговой нагрузкой. А от выбранного режима будет зависеть состав отчётности, сроки уплаты налогов и возможность получения налоговых льгот.
Подробнее о выборе системы налогообложения вы можете ознакомиться в материале «Какую систему налогообложения выбрать».
Задачи, которые выполняет бухгалтер для ИП, могут разниться в зависимости от отрасли и характера деятельности, но в целом можно выделить следующие:
- Ведение бухгалтерского учёта по всем видам операций, своевременное формирование и сдача отчётности
- Расчёт зарплаты
- Ведение кассовых операций, общение с банками, сопровождение взаимоотношений с контрагентами
- Помощь в управленческом учёте
- Отслеживание актуальной информации и изменений законодательства в экономической, налоговой и трудовой сферах
- Предоставление всех данных проверяющим органам и взаимодействие с ними
- Сбор, архивирование и сохранение финансовых документов
Основная цель бухучёта — обеспечить финансовую устойчивость, сэкономить для ИП деньги и сделать это легально. Вот несколько примеров, когда бухгалтер помогает добиться этих целей:
Пример 1. ИП, занимающийся розничной продажей, может повысить свою прибыль, если проведёт анализ ассортимента и отбросит неэффективные товары. Например, предприниматель вместе с бухгалтером провёл анализ своих продаж и обнаружил, что 20% товаров приносят 80% выручки. Если он прекратит продажу неэффективных товаров и сосредоточится на наиболее продаваемых, то повысит свою прибыль.
Пример 2. Бухгалтер может использовать вычеты и льготы и помочь ИП сократить затраты на налоги. Например, ИП может получить вычет на детей, на обучение или на приобретение оборудования. Больше о налоговых льготах на АУСН для малого бизнеса в Москве и Московской области, в Татарстане и Калужской области вы можете прочитать в статье «Малый бизнес получит новые налоговые льготы».
Пример 3. Если ИП ожидает увеличения доходов в следующем году, то в текущем году бухгалтер может предложить увеличить расходы для снижения налоговой базы — так ИП сэкономит на налогах.
Если вы ИП и решили нанять бухгалтера, то сначала определитесь, какой вариант организации учёта подходит вам больше всего.
Вариант 1. Штатный бухгалтер. Этот вариант подойдёт, если у вас сложная финансовая отчётность и вы планируете нанимать на работу сотрудников.
Вариант 2. Бухгалтер на неполный рабочий день. Многие начинающие предприниматели выбирают приходящего специалиста — это альтернатива штатному бухгалтеру. Но есть и риски. Например, бухгалтер может внезапно заболеть, и вы вынуждены будете искать замену, либо срочно разбираться в учёте самостоятельно, а это может привести к ошибкам.
Вариант 3. Аутсорсинг. Если у вашего бизнеса небольшие обороты или вы находитесь на начальных этапах развития бизнеса, воспользуйтесь услугами бухгалтера на удалённой основе. Бухгалтер на аутсорсе может подключаться к работе не постоянно, а периодически, например, раз в одну-две недели. Это более экономичное решение для ИП, чем наём бухгалтера в штат.
Но обратите внимание, что вы приобретаете конкретную услугу, а не конкретного бухгалтера на удалении. Это может быть ведение учёта или составление платёжек. Всю информацию и первичную документацию вы должны предоставлять сами либо дополнительно оплачивать отдельные услуги.
Советуем внимательно читать договор с аутсорсинговой компанией. Несмотря на то что бухгалтерские фирмы несут ответственность за результат своей работы, объёмы ответственности сильно различаются. Например, бухгалтера на аутсорсе можно привлечь к ответственности за несоблюдение сроков сдачи отчётности, но нельзя привлечь за ошибки, которые возникли из-за того, что вы не предоставили все первичные документы.
Вариант 4. Автоматизированный сервис для самостоятельного бухучёта. Это простые и доступные онлайн-бухгалтерии и самый экономичный вариант из всех способов.
Сервисы включают налоговый, бухгалтерский и кадровый учёт, управление сделками и контрагентами, подсказывают, как самостоятельно и без ошибок оформлять первичные документы, создавать бухгалтерскую и налоговую отчётность.
В статье «Как сократить расходы на бухгалтерию» мы подробно описывали, как онлайн-сервисы бухгалтерии позволяют малому бизнесу сэкономить и не выделять в ФОТ отдельную ставку.
Если вы решили воспользоваться услугами штатного или приходящего бухгалтера, то следуйте следующим шагам:
Шаг 1. Сформулируйте потребности. Для этого составьте список задач и функций, которые должен выполнять бухгалтер. Это может быть ведение бухгалтерского учёта, расчёт налогов, составление отчётности.
Шаг 2. Определитесь, какой опыт и квалификация специалиста вам важны. Предпочтительно найти бухгалтера, который знаком с особенностями работы с ИП и законодательством, регулирующим деятельность ИП. Чем больше опыта у бухгалтера в работе с ИП, тем больше вероятность, что он сможет эффективно вести бухгалтерский учёт вашего бизнеса.
Шаг 3. Подберите кандидатов. Вы можете искать бухгалтера самостоятельно на сайтах, по рекомендациям или воспользоваться услугами HR-агентств.
Шаг 4. Проведите собеседование. Уточните опыт работы, квалификацию, знание налогового и бухгалтерского законодательства, умение работать с программами для ведения бухгалтерии малого и среднего бизнеса. Убедитесь, что у бухгалтера высшее образование в области бухгалтерского учёта или экономики.
При окончательном выборе обратите внимание, насколько комфортно вы чувствуете себя в общении, понятно ли изъясняется бухгалтер, может ли он объяснять сложные вопросы бухгалтерского учёта на понятном вам языке.
Если у ИП нет большого оборота и наёмных сотрудников, он может вести бухгалтерский учёт самостоятельно.