Дополнительные материалы
5 секретов тайм-менеджмента, которые помогут стать продуктивнее
Дополнительные материалы
5 секретов тайм-менеджмента, которые помогут стать продуктивнее
В период пандемии многие компании были вынуждены перевести офис в онлайн-формат. В прошлом году эта практика закрепилась в России из-за релокации сотрудников и офисов корпораций. Если небольшой компанией управлять удалённо можно с помощью обычного мессенджера или Excel, то штат больше 5 человек нуждается в едином рабочем пространстве. В статье рассказываем, кому и зачем нужны таск-менеджеры и проведём обзор лучших из них.
Task «таск» — в переводе с английского «задача». Таск-менеджер представляет собой единое пространство или онлайн-офис, к которому подключены все сотрудники. С его помощью можно управлять задачами, и более глобально — проектами. В таких программах можно ставить задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки и контролировать процесс работы. Также есть возможность оставлять комментарии, задавать вопросы, подгружать ссылки и изображения.
Главный плюс таск-менеджера для руководителя — возможность видеть весь процесс работы целиком и отслеживать ход выполнения отдельных задач. Основное преимущество для сотрудников — удобство планирования рабочего времени и возможность расставить задачи по приоритету.
Таск-менеджеры будут полезны не только компаниями, работающим удалённо, но и инхаус командам, ведущим большие проекты.
Главный критерий для выбора таск-менеджера — удобство. У программы должен быть интуитивно понятный интерфейс и возможность работать с разных устройств. Среди других критериев можно выделить:
Адаптивность. Таск-менеджер должен быть доступен для разных операционных систем, а также иметь приложение. Сотрудникам могут быть удобные разные режимы работы — кто-то работает Windows, а кто-то на Mac PS. Некоторые и вовсе предпочитают мобильные версии, — тогда приложение должно подходить пользователям Android и IOS.
Уведомления. Помогут соблюдать сроки задач и извещать о появлении новых. Уведомления можно настроить только для мобильной или только для компьютерной версии приложения — это поможет избежать лишнего спама.
Разные режимы отображения задач. Окна задач в таск-менеджерах могут выглядеть как список в ежедневнике, календарь или доска — кому как удобно. Дополнительный плюс, если можно переключать режимы на свой вкус.
Формирование отчётов. Многие программы способны создавать отчёты по выполненным и просроченным задачам, выделять наиболее эффективных сотрудников. Это удобно для оценки работы.
Скорость коммуникации с техподдержкой. Пока команда адаптируется к программе и научится работать со всеми функциями, пройдёт некоторое время. Хорошо, если на этом этапе вы будете получать своевременную помощь от технической поддержки.
Краткое описание. Трелло — таск-менеджер, который подходит для небольших команд, стартапов и отдельных экспертов. В Трелло простой и понятный интерфейс, а вся работа построена в формате доски с карточками. В платных версиях функциональность расширена, можно организовать рабочее пространство в формате таблиц, календарей или карточек.
Как устроена работа. Главное пространство взаимодействия в Трелло — это проектная доска. Можно создавать отдельные доски под каждый проект, чтобы не множить количество участников и карточек.
Пространство внутри доски представляет собой набор карточек с задачами, упорядоченных по этапам работы: спринт, в работе, завершённые.
Чтобы создать карточку, необходимо придумать название (например, «Согласовать дизайн-проект с заказчиком»), назначить одного или несколько исполнителей, поставить срок начала и завершения работы.
Интеграции. Трелло интегрируется со 189 приложениями, среди которых Google Диск, Twitter, Apple Cloud, Scrum. Например, можно перенести задачи из Google-календаря или прикрепить файл или папку из облачного хранилища.
Стоимость. Создать до 10 досок в Трелло можно бесплатно. В платной версии можно работать над несколькими проектами и привлекать большое количество участников. Также в платных версиях расширены возможности. Например, можно выбрать интерфейс, повысить уровень безопасности и контроля. Стоимость платных версий от 5 до 17,5 евро в месяц. Есть бесплатный период.
«Изначально вся коммуникация моего агентства происходила в Discord. Но при масштабировании проектов возникла необходимость упорядочить задачи. Я выбрал Trello за интуитивно понятный интерфейс — разобраться можно в считанные минуты. Единственное, мне бы хотелось, чтобы программа активнее извещала о горящих сроках и просроченных карточках. А в целом, это отличный инструмент для организации работы небольшой команды»
Краткое описание. ClickUp — сервис с широкими настройками, который подойдёт как большим командам, там и фрилансерам для личного планирования задач. В Кликапе можно ставить задачи и подзадачи, обмениваться сообщениями, ссылками и файлами. Можно выбрать варианты визуализации: канбан-доска, календарь или карта задач. Календарь можно использовать как контент-план, в который автоматически будут подгружаться все ваши задачи.
Каждому пользователю доступно собственное пространство с ранжированием задач по календарю. Можно создать To do лист на день, неделю или месяц.
Как устроена работа. После регистрации ClickUp предложит создать рабочее пространство. Нужно будет выбрать имя, цветовую схему и количество пользователей.
После создания пространства пользователь получает возможность ставить задачи, назначить сроки и исполнителей.
Чтобы поставить задачу, необходимо создать отдельную карточку. Назначить одного или несколько исполнителей и срок сдачи. В окне задачи можно оставлять комментарии и ссылки.
Дополнительный плюс ведения проектов в Кликапе — возможность создавать и использовать шаблоны. Они значительно упрощают постановку задач.
На этом функционал Кликапа не заканчивается, он гораздо шире, чем просто управление проектами. В Кликапе есть возможность организовать командное обучение и вести проекты по системе Agile, также можно подключить CRM систему.
Интеграции. ClickUp интегрируется со множеством приложений, например, Figma, Google Диск, Zoom, YouTube и другими.
Стоимость. Бесплатная версия Кликапа позволяет приглашать неограниченное количество пользователей, но хранилище данных ограничивается 100 МБ. Все аналитические и управленческие функции приложения доступны только в платных версиях. Цена платных пакетов начинается от 5 долларов в месяц за участника и доходит до 19 долларов. Некоммерческим и студенческим организациям предлагаются скидки в индивидуальном порядке.
«ClickUp мне нравится за потенциальную возможность отслеживать загрузку сотрудников и пересечения по задачам, а также вести лог проектов в формате базы знаний и статусов. Это очень мощный и функциональный инструмент. Из минусов — медленная загрузка»
Краткое описание. Ещё один удобный и простой в управлении таск-менеджер. Из-за минималистичности и простоты интерфейса Todoist часто выбирают фрилансеры и управленцы для ведения личного ежедневника. Но в программе можно организовать и работу большой команды. В менеджере также можно обмениваться файлами любого типа, вести внутреннюю коммуникацию. В качестве бонуса есть возможность обмениваться голосовыми сообщениями, расставлять задачи по приоритету и просматривать график собственной продуктивности.
Важное отличие Todoist от других таск-менеджеров — геймификация. Пользователь может назначить себе цель по закрытию задач, а за каждую выполненную задачу программа выдает «карму» — баллы продуктивности.
Как устроена работа. Как и в других помощниках, проекты в Todoist организованы в формате досок. На главной странице есть общая доска, в которой собраны задачи со всех проектов.
Каждый пользователь может организовать доску на своё усмотрение. Назначать сроки выполнения задач, менять их статус и делиться с другими членами команды.
Приложение само мотивирует сотрудников работать, составляя индивидуальные графики продуктивности. С их помощью можно отследить, сколько задач было выполнено за неделю или месяц, и сравнить с предыдущим периодом. Кроме того, приложение хранит архив выполненных задач, повышает уровень кармы по мере увеличения продуктивности.
Интеграции. Todoist имеет большие возможности для интеграций. Ему подвластны браузеры, другие таск-менеджеры, почта и Google-календарь. Чтобы установить контакт с другим приложением, нужно зайти в настройки и выбрать вкладку «Интеграции». Затем следует установить соединение с нужной платформой: понадобится авторизоваться и разрешить Todoist вносить изменения.
Стоимость. В бесплатной версии можно вести до 5 проектов. Платный тариф продвинутого уровня стоит 4 доллара за пользователя в месяц и позволяет подсоединить до 25 участников. Тариф для больших команд стоит 6 долларов за пользователя ежемесячно.
«Сначала мы тестировали Todoist для работы агентства: его можно использовать, когда вы работаете не проектно, а выполняете отдельные задачи. Его также можно использовать для личного планирования. Todoist очень удобен из-за возможностей интеграции: к нему можно присоединить Google-календарь, почту, другие системы эффективности. Предпринимателям нравятся ещё шаблоны — заготовить что-то в путешествие или написать план.»
Краткое описание. Эту систему можно использовать как таск-менеджер или полноценный CRM. Помимо привычных инструментов по расстановке задач и сроков выполнения в Битрикс24 можно совершать групповые видеозвонки до 48 человек, подключить мессенджер и вести учёт рабочего времени.
В качестве CRM Битрикс24 включает клиентскую базу, работу с лидами и автоматизацию продаж. Может составлять план продаж и отчёты, вести складской учёт. Дополнительно можно пользоваться функциями: база знаний и HR-ассистент.
Как устроена работа. Пространство в Битрикс можно организовать по-разному. Как и в других таск-менеджерах для каждого проекта создаётся отдельная доска, а вот список задач может быть в виде карточек, календаря или диаграммы.
Процесс постановки задачи проходит стандартно: выбирается проект, формулируется название задачи, назначается исполнитель и срок сдачи. К каждой задачи можно оставлять комментарии, ссылки или файлы. Задачи можно разделять на подзадачи и к каждой назначать исполнителей с разным правом доступа.
В Битрикс есть встроенный планировщик, который показывает, сколько задач и за какое время выполнено, а сколько ещё предстоит сделать. Для этого используется диаграмма Ганта — инструмент тайм-менеджмента, который позволяет работать с большими проектами и отслеживать статус каждой задачи. Подробнее о ней мы писали в прошлом материале: «Как работать с проектами и не пропускать дедлайны».
Интеграции. Поле интеграций Битрикс24 неисчерпаемо: от таск-менеджеров, браузеров, сайтов и календарей до системы 1С.
Стоимость. Бесплатная версия Битрикс24 позволяет подключить неограниченное число пользователей, совершать групповые звонки и даже создать соцсеть компании. Но в ней отсутствует поддержка пользователей, а функционал по каждому инструменту минимален. Базовый тариф стоит 1990 рублей в месяц, стандартный — 5990, профессиональный — 11590. На сайте можно сравнить тарифы по всем критериям и выбрать лучший.
«Я выбрал Битрикс24 для своего агентства, потому что с этой программой уже работал мой партнёр — так было проще синхронизировать процессы. Основным плюсом Битрикс для меня является то, что это российская платформа. Ее не закроют и не запретят. Минус — сам Битрикс. В этой программе просто невозможно разобраться. Огромный функционал превращает работу в пытку»
Краткое описание. Таск-менеджер в формате календаря. Подходит для личного пользования и работы средней команды. Any.do позволяет ставить задачи и делиться с ними другими пользователями. Здесь можно составить список покупок с привязкой к разным магазинам. Также у программы есть функция распознавания голоса — список дел можно надиктовать голосом, а программа оформит всё в задачи.
Как устроена работа. Задачи в Any.do представлены в виде карточек на канбан-доске. Их можно распределять по столбцам, в зависимости от этапа работы, назначать цветные статусы-метки: в процессе, проблема, готово и другие.
К работе над проектами можно подключить всю команду. Для удобства коммуникации можно использовать встроенный чат в режиме реального времени.
Интеграции. Важное преимущество Any.do — интеграция с другими таск-менеджерами. Например, с ClickUp, Trello, и Todoist. Это удобно для сотрудников, которые используют другие приложения для постановки личных задач или работы в других командах.
Стоимость. В бесплатной версии Any.do мало чем отличается от обычного календаря, все дополнительные функции и рабочее пространство для команды доступны только в платной версии. Стоимость платной версии для команды составляет 6 долларов в месяц, индивидуальная премиум-версия — 3 доллара в месяц. Есть бесплатный пробный период.
Мы рассказали о пяти популярных таск-менеджерах для планирования задач. Но идеальных инструментов не существует — чтобы выбрать свой, нужно ответить на несколько вопросов:
Дополнительные материалы
5 секретов тайм-менеджмента, которые помогут стать продуктивнее