Как работать с проектами и не пропускать дедлайны

При командной работе над проектом порой бывает сложно за всем уследить. Необходимо проверять задачи, временные рамки, ответственных и управлять ресурсами. Координировать работу помогает диаграмма Ганта. В статье рассказываем, что это такое, для чего она нужна и даём поэтапный пример составления. 

Собрали для вас в чек-листе варианты, как не упускать сроки сдачи — «7 советов, как не срывать дедлайны». Скачивайте в дополнительных материалах.  

Это инструмент, помогающий в планировании и составлении графиков проектов любого размера. Она наглядно показывает порядок, в котором задачи должны выполняться и время для их выполнения. 

Для создания можно использовать Google Таблицы, Excel и специальные сервисы, например, GanttPRO, Yandex Tracker или Asana. 

Помогает мониторить прогресс. Руководитель проекта сможет отслеживать, выполняются ли отдельные задачи вовремя, и корректировать временные рамки. Она показывает, какие цели были достигнуты и помогает менеджерам оценивать работоспособность команды.

Ориентирует при планировании проекта. Ответственные за задачу могут устанавливать сроки, графики и контрольные точки.

Способствует в управлении ресурсами. Видя, кто и на какой цели назначен, менеджеры могут быстро перераспределять ресурсы, время и задачи в соответствии с расписанием проекта.

Диаграмма показывает:

• Задачи
• Их продолжительность
• Дату начала и окончания 
• Время на каждую цель
• Исполнителя задачи

Генри Гант — американский инженер, механик и специалист по менеджменту. Предложенная им в 1912 году диаграмма, использовалась во время строительства дамбы Гувера или системы шоссейных дорог. 

Шкала времени. Располагается на горизонтальной оси, разбитая на дни, недели или месяцы. Показывает, когда поставленные цели должны быть выполнены. 

Задачи. Располагаются на вертикальной оси. Каждый сегмент — отдельная цель. 

Длительность. Показывает, сколько дней может быть затрачено на выполнение задачи.

Назначенный на задачу. Некоторые сервисы позволяют выбирать имя человека, который назначен на исполнение цели. 

Зависимости. Диаграмма способна отображать соотношение задач. Встречаются два типа: параллельные, над которыми можно работать вместе с другими и последовательные — при таких работа может начаться только после завершения предыдущей цели. 

Собрали список плюсов и минусов диаграмм Ганта, для того чтобы можно было определиться, подходит ли она для ваших проектов.

1. Создать таблицу и дать доступ команде для совместной работы
2. Написать список задач
3. Отметить даты начала и окончания работы
4. Добавить ответственных и статусы
5. Закрасить соответствующие ячейки

1. Написать цели
2. Отметить дату начала и окончания. Можно указать начало и количество необходимых на задачу дней 
3. Создать линейную диаграмму с накоплениями
4. В шкале «Формат оси» выбрать пункт «Обратный порядок категорий»
5. Отформатировать диаграмму, во вкладке «Формат» выбрать «Без заливки»

Подготовили для вас материал, который поможет узнать о рабочих способах не пропускать дедлайны. Скачивайте в дополнительных материалах и делитесь с коллегами.