Как вести деловую переписку

Деловая переписка часто заменяет встречи и совещания — это экономит время. Но от этого также зависит отношение сотрудников, коллег и партнёров к адресанту. Чтобы не давать поводов для раздражения, не терять репутацию и при этом следовать этикету, важно изучить основные правила деловой переписки. Читайте о них в статье.

Для каждого случая есть разные виды деловых писем. Например, для отклика на вакансию используют сопроводительное письмо, а чтобы выразить недовольство — письменную претензию.

Пример гарантийного и сопроводительного письма можете посмотреть по ссылке и скачать в качестве примера.

Одно письмо — одна тема. В деловых письмах не нужно смешивать темы, потому что это сбивает собеседника. Если это запрос на поставку производственных станков — не нужно писать о том, какие ещё товары поставляет компания. Если нужно направить несколько тем для обсуждения — придётся писать на каждое отдельное письмо.

Уважительный тон. В деловой переписке нельзя допускать фамильярность. Если знакомы с получателем, можно обратиться по имени. Если нет — только по имени и отчеству.

Письмо на языке получателя. Если идёт международная переписка, письма готовятся на языке получателя либо на английском.

Верное обращение. Если идёт обращение к конкретному человеку, например, генеральному директору компании — нужно использовать только «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы. Если в письме обращаются к группе людей, например, к сотрудникам отдела бухгалтерии — «вы» пишется с маленькой буквы. О принципах бизнес-этики можете почитать в статье «Основы бизнес-этики».

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Следование правилам ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.

Выбирайте подходящий размер шрифта. Как указано в ГОСТ, при оформлении делового письма используют кегль 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й.

ГОСТ разрешает использовать шрифты меньшего размера в текстах таблиц. Например, если текст написан 12 кеглем, то в таблице можно использовать 11 или 10. 

Выбирайте простой шрифт. Не стоит использовать вычурные, специализированные шрифты. Самый распространённый шрифт для деловых писем — Times New Roman.

Учитывайте интервал. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Последний более читабельный и визуально приятный.

Как правило, структура современного делового письма включает 7 составляющих. Рассмотрим ниже в таблице.

Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.

Делите текст на абзацы. Полотно текста пугает читателя — он может убрать письмо и никогда к нему не возвращаться. Поэтому любой текст нужно делить на смысловые блоки — абзацы. Так визуально текст будет выглядеть более читабельным, а информация — усваиваться лучше.

Избегайте длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими. Если предложения будут длинные,текст получится нечитатебельным. Чем короче предложение, тем лучше усваивается смысл.

Не используйте креатив. Загадочные заголовки в стиле «Как наша продукция вдвое увеличила прибыль строительной компании», эпитеты, восклицательные знаки не подходят для официальных писем и обращений. Стиль делового письма консервативен.

Откажитесь от штампов и канцеляризмов. Чаще всего они раздражают получателей.

Мешать несколько тем в одном письме. Главное в деловом письме — чётко донести мысль. Если совмещать в тексте несколько тем, например про новогодний корпоратив и планы по закупке — получатель не поймёт, на что сначала обратить внимание.

Перед тем как писать письмо, задайте себе вопрос: «О чём мне нужно сообщить?». А в начале текста лучше сразу обозначить тему: «Коллеги, пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так адресат сразу обратит внимание на основной посыл.

Допускать опечатки в тексте. Офисные программы, на которых мы пишем письма, подсказывают, если автор допускает ошибки в тексте. Но не стоит на них полагаться — они часто срабатывают неверно.

Если в штате компании есть корректор, лучше на всякий случай попросить его посмотреть текст. Если нет — проверяйте орфографию с помощью онлайн-сервисов. Например, через Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы работают по одному принципу: подсвечивают недочеты и предлагают варианты исправлений.

Использовать непонятные термины, сокращения и аббревиатуры. Эта часто всплывает в письмах деловым партнёрам и людям, которые не работают в компании. Они могут не понять деловой жаргон — это введёт их в ступор. Собеседнику придётся приложить усилия, чтобы разобраться, о чем идёт речь.

Лучше всего писать понятно собеседнику, расшифровывать аббревиатуры и не использовать слова, отношения к которым он не имеет. Если нужно употребить узкий термин — следует его сразу пояснить.

• Есть все элементы письма: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контакты.
   
• В письме одна тема. Если две — нужно второе письмо.
   
• Письмо написано уважительным тоном и без панибратства.
   
• В письме нет креатива, который могут не понять, штампов и канцеляризмов.
   
• Письмо оформлено по ГОСТ: шрифт простой, размер 12–14, интервал 1,5.
   
• Текст разбит на абзацы. В нём нет сложных предложений и конструкций.
   
• В письме нет ошибок и опечаток.