Онлайн-журнал

Как повысить эффективность сотрудников

Советы Академии бизнеса по оптимизации расходов

 

В кризисное время важным становится умение быстро реагировать на изменения экономической ситуации и принимать решения, направленные на сокращение расходов. 

 

Чем больше в компании сотрудников — тем значительнее затраты на их содержание, поэтому логичным способом снижения расходов становится сокращение фонда оплаты труда и оптимизация штата. Если подойти к этой задаче интуитивно, то вместо ожидаемой выгоды можно получить снижение качества выполнения задач и замедление бизнес-процессов. 

Разберём, как снизить затраты на персонал и не навредить при этом своей компании.

 
 

Как найти правильных людей и создать здоровую команду

За каждым элементом функциональной и процессуальной ответственности скрываются компетенции, а значит, сотрудников стоит подбирать на их основе. Как создать эффективную и здоровую команду — разбираемся с Ильей Балахниным и Ольгой Лукиной.

no link

За каждым элементом функциональной и процессуальной ответственности скрываются компетенции, а значит, сотрудников стоит подбирать на их основе. Как создать эффективную и здоровую команду — разбираемся с Ильей Балахниным и Ольгой Лукиной.

 

Аналитический подход к оптимизации штата неразрывно связан с реорганизацией всех бизнес-процессов. Если ограничиться, например, полной ликвидацией всех вспомогательных подразделений (отделов маркетинга или обучения и найма сотрудников), то передача их обязанностей на аутсорс влечёт за собой увеличение себестоимости выполнения этих работ в дальнейшем, ведь агентство может потребовать за свои услуги плату большую, чем совокупный ФОТ сокращенных отделов. Или же компания столкнется с необходимостью восстановления функций этих отделов раньше, чем будет готова к возвращению к докризисным расходам. 

 

Поэтому важно одновременно сокращать персонал и перестраивать бизнес-процессы компании. Эти два вида деятельности объединяет стратегия, основная цель которой – уменьшить потери и расходы компании. На практике это отражается в оптимизации стоимости, времени и качества исполнения бизнес-процессов. Все действия должны быть направление на отказ от дублирующих и избыточных операций или действий, не приносящих внутренней или внешней пользы. Чаще всего подобный процесс происходит в рамках BPM-подхода.

 

Business Performance Management (управление эффективностью) предполагает качественное, комплексное изменение всей бизнес-системы компании. В этом подходе под сокращение попадают не сотрудники, а операции и процессы, которые в сложившихся рыночных условиях неэффективны и мешают развитию компании. 

 
 

1 этап

 

В рамках этого шага руководителю необходимо определить ключевую цель изменений. Это может как удержание уже захваченной доли рынка, так и сохранение уже достигнутых показателей прибыли. После обозначения цели формулируются значения ключевых целевых показателей в областях продуктовой, клиентской, ценовой и других стратегий. Эти показатели должны иметь четкие количественные значения и временные границы.

 

2 этап

 

На этом этапе необходимо проанализировать все существующие в компании бизнес-процессы и распределить их по трём категориям:

 
  1. Процессы, не соответствующие ключевым целям изменений – они исключаются из новой бизнес-структуры.
  2. Процессы, требующие изменений – как правило, это деятельность, связанная с документооборотом и обслуживанием клиентов.
  3. Процессы, которые невозможно быстро оптимизировать – это самые затратные и требующие долгого согласования процессы. Необходимо обозначить план их изменения.​​​​​​​​​​​​​​
 

3 этап

 

После оптимизации бизнес-процессов можно приступать к изменениям организационной структуры. Необходимо ликвидировать наиболее неэффективные вспомогательные подразделения или отдать их на аутсорс. 

 
 

4 этап

 

Оптимизация организационной структуры сопровождается сокращением сотрудников тех отделов, которые на этапе анализа определились как неэффективные. Также необходимо сократить до необходимого минимума функционал оставшихся подразделений, а также перераспределить объем задач между оставшимися сотрудниками. На этом этапе важная открытая и честная коммуникация руководителей с сотрудниками. В условиях кризиса основным чувством, которые испытывают работники, является страх потерять свое рабочее место. Это ведет к снижению продуктивности персонала и замалчиванию проблем, что негативно отражается на функционировании компании. Необходимо донести до оставшихся сотрудников их важность и ценность – это можно сделать путем привлечения работников к обсуждению вопросов развития бизнеса и реорганизации системы материального и нематериального поощрения.

 

ВЫГОДНЫЕ ТАРИФЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА ОТ БАНКА «ОТКРЫТИЕ»

 

Заполните заявку и ожидайте звонка от представителя банка

 
 

5 этап

 

Как уже говорили выше, реорганизация системы мотивации должна поощрить сотрудников выполнять свою работу проактивно. В условиях оптимизации затрат на ФОТ необходимо изменить соотношение постоянной и переменной частей в сторону увеличения переменной части и выплачивать переменную часть за только выполнение KPI.

 

Очень важна и система нематериальной мотивации. Возможность получить свою «минуту славы» и благодарность способствует повышению чувства собственной важности и сотрудника, что позволяет ему меньше беспокоиться за свое рабочее место и сосредоточиться на проактивном выполнении задач.

 

Все изменения должна реализовывать команда созидателей, спокойных за свое рабочее место. Делегирование задач по оптимизации бизнес-процесса отделам, способным попасть под сокращение, влечет за собой неэффективное выполнение этой работы и саботаж всех связанных с ней процессов.

 

О других способах улучшения работы компании в периоды кризисных ситуаций рассказываем в этом тексте: как сократить расходы без вреда для бизнеса.