С середины прошлого года постепенно меняются правила работы с сертификатами электронных подписей. В этом материале мы собрали основные изменения, на которые предпринимателю стоит обратить внимание.
Если в прошлом году и руководитель, и сотрудник компании получали электронную подпись по одинаковой схеме, то сейчас всё зависит от того, кому нужно оформить ЭП. Руководители, ИП и частные нотариусы должны обращаться в отделение налоговой инспекции или в офис доверенного лица налоговой.
Сотрудники, как и раньше, могут получить ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Полный список таких организаций можно найти на сайте налоговой.
Если у вас есть электронная подпись, которую вы получили в специальном центре, то вы можете использовать её в 2022 году, но до декабря необходимо оформить новую ЭП в налоговой инспекции.
- Подать заявление на выдачу сертификата. Можно заполнить бумажную форму прямо в налоговой или заполнить документы заранее через сайт налоговой.
- Найти носитель, на который ФНС запишет электронную подпись. Для этого вам необходимо приобрести токен (по виду напоминает флешку), сертифицированный ФСБ или ФСТЭК.
- Посетить инспекцию, чтобы подтвердить свою личность. С собой руководителю необходимо взять паспорт, СНИЛС, флешку-токен и сертификат соответствия на токен.
- Приобрести КриптоПро CSP, установить ЭП на компьютер. Это программа защиты электронной подписи — вам необходимо купить лицензию, чтобы криптозащита работала.
Работники, обслуживающая бухгалтерия, другие уполномоченные лица — все, кто подписывает документы компании, могут работать с прежними подписями и получать их по старым правилам до 31 декабря 2022 года. Действовать такие подписи будут до конца года.
С 1 марта 2022 года вы можете перевести сотрудников на электронную подпись нового типа. Это будет ЭП физического лица, в ней не указываются данные организации. Чтобы получить такую подпись, необходимо:
- Обратиться лично в удостоверяющий центр (УЦ), прошедший переаккредитацию.
- Предъявить паспорт и СНИЛС.
В ЭП физического лица будут указаны только его данные. Если вы хотите, чтобы сотрудник подписывал документы от имени компании, нужна будет электронная доверенность.
Электронная доверенность — новый инструмент для документооборота, который разрабатывают для широкого применения. Как она будет работать, можно понять на примере сдачи отчётности в ФНС: сначала руководителю нужно подписать доверенность на работника в налоговой, а когда её примут, сотрудник сможет сдавать отчётность от лица компании.