Онлайн-журнал

Без блокнота: как не забыть о задачах бизнеса

Помочь разобраться с делами компании и ничего не забыть помогут онлайн-трекеры
 

Трекер — это онлайн-планировщик для организации работы, в котором можно ставить задачи сотрудникам и следить за их выполнением. 

 

«В моём блокноте мог разобраться только я: новые проекты, график съёмок, какой оператор за что отвечает, во сколько начинается монтаж определённого ролика, дедлайны. Команда начала сходить с ума: мы путались во времени и числах. В общем чате тоже началась неразбериха: мы вроде бы написали план работы на неделю, а заказчик попросил сдвинуть время съёмок», — 

 


Решением стало использование трекеров, теперь Даниил может удаленно следить за работой, отслеживать сроки и вносить изменения в рабочий план.

 

Постановка и отслеживание задач

 

Trello — один из самых популярных и простых планировщиков. В трекере можно ставить задачи сотрудникам, отмечать этапы выполнения работы, обсуждать дела и раскладывать их на удобные чек-листы. Отчёты приходят на электронную почту или в корпоративный мессенджер, например, в Slack или Flock.

 

Базовая версия трекера бесплатная. Кроме того, сюда можно встроить сторонние сервисы: Google-документы, электронную почту, корпоративный мессенджер, Twitter, Google-календарь и многие другие.

 
 

Asana — похож на Trello, но с более расширенным функционалом: есть возможность интегрировать более 100 внешних сервисов, среди них — Adobe Creative Cloud, мессенджер Slack, облачное хранилище Dropbox, Microsoft Office 365, CRM-система Salesforce и Google-календарь. Также в Asana много полезных шаблонов.

 

Для команды до 15 участников трекер будет бесплатным. Если вас больше, то каждый пользователь обойдётся в 9,99 доллара (около 630 рублей) в месяц при покупке годовой подписки и 11,99 доллара (около 760 рублей), если платить раз в месяц.

 

Управление проектами

 

Wrike — удобный планировщик для ведения нескольких проектов. Здесь можно составлять план проекта, писать задачи для каждого работника и определять сроки выполнения. Есть доступ для гостевых пользователей — клиентов, подрядчиков, других сотрудников.

 

Для команд до пяти человек этот трекер бесплатен. Платный тариф для тех, у кого в команде от 5 до 15 человек: плата в месяц за каждого пользователя — 9,80 доллара (около 620 рублей). Можно интегрировать внешние сервисы: Google-диск, Dropbox, Box, MSFT, Office 365, OneDrive и облачные хранилища. Внутренняя память трекера — максимум 2 ГБ.

 
 

Smartsheet — в нём есть панель мониторинга: предприниматели и партнёры могут оценить, где проект развивается, а где ситуация близка к критичной. В процессе работы сотрудник может отмечать в процентах, сколько сделано, а сколько осталось.

 

Первые 30 дней трекером можно пользоваться бесплатно, затем он будет стоить от 10 долларов (около 630 рублей) в зависимости от объёмов задач и количества участников. Сюда можно интегрировать Google-документы, Microsoft Outlook, Quip, облачные хранилища и другие сервисы.

 
 

Какой трекер выбрать

 

Для небольших компаний без жёстких дедлайнов и большого количества задач подходят простые трекеры, как Trello или Asana. Если в вашей команде до 15 человек, можно пользоваться бесплатными версиями.

 

Полноценное управление проектами требует более широко функционала трекеров. В Wrike и Smartsheet можно ставить подзадачи, обозначать сроки и следить за выполнением всех требований к проекту. Цены на такие трекеры достаточно высокие, поэтому прежде, чем вводить их в управление своей компании, лучше попробовать тестовые версии с несколькими коллегами и партнёрами.

 

Для каждого трекера на YouTube можно найти обучающие видео, кроме того, на официальных сайтах сервисов есть ролики с демонстрацией продукта.

 

*Иллюстрация: Иван Ковалевский и Иван Берн / медиаартель «Мамихлапинатана»