Как получать оплату от иностранных клиентов

Представьте: вы начали работать с иностранными клиентами, они отправили вам деньги за ваши услуги, но средства почему-то не пришли к вам на счёт. Ведь сначала необходимо пройти валютный контроль. Что это такое и как получать оплату от иностранных клиентов — разбираемся в этой статье. 

Для государства важно, чтобы все валютные операции с иностранцами и заграничными компаниями проходили по определённым правилам. Банки следят, чтобы все переводы совершались в рамках закона. Они изучают сделки, смотрят документы и фиксируют нарушения. Весь этот процесс и называется валютным контролем.

Без проверки банка вы не сможете получить средства из-за границы, даже если услуга стоила всего лишь 1$. Как происходит перевод? 

Сначала деньги поступают на специальный транзитный счёт. Чтобы банк одобрил перевод и направил средства на валютный счёт, необходимо предоставить документы, по которым вы работаете с заказчиком. Это может быть:

• Контракт;
• Инвойс;
• Оферта.

Разберём каждый вариант по отдельности.

Контракты используются, когда заключаются сложные или долгосрочные сделки. В этом документе прописываются основные договорённости по сотрудничеству: порядок и объём работы, сроки оплаты и другие важные условия. Чаще всего договор необходимо перевести на русский язык.

Контракты можно разделить на четыре типа:

1. Импортный — вы покупаете товары или услуги у иностранцев;
2. Экспортный — вы продаёте товары или услуги иностранцам. Чаще всего применяется именно этот тип договоров;
3. Смешанный — совмещает разные типы контрактов;
4. Кредитный договор — вы берёте деньги в долг у иностранца или наоборот.

Универсального шаблона, который можно было бы использовать для составления контрактов, — нет, но есть несколько пунктов, которые нужно отметить.

Очень важно следить за суммой контракта. Обратите внимание, что контракты могут быть с фиксированной суммой или без неё. Если вы прописали в договоре конкретную стоимость товаров или всех выполненных работ, то никаких сложностей не возникнет. Но бывают ситуации, когда вам платят по факту. Например, в одном месяце вы оказываете больше услуг — тогда финальная стоимость работ будет разниться.

И как бы вы ни работали, общую сумму контракта нужно обязательно считать, так как от неё зависит, нужно ли ставить договор на учёт. Заметьте, что заранее сообщать банку необходимо о таких контрактах:

• от 3 миллионов рублей — импортный, смешанный, кредитный договор;
• от 6 миллионов рублей — экспортный.

Если сумма по контракту больше 200 тысяч, то в банк также нужно будет предоставить подтверждающие документы. Они помогают банку понять, что сделка действительно была совершена.

Чтобы вы не допустили ошибок при работе с контрактами, мы подготовили для вас таблицу, где учли все нюансы:

Если вы совершаете разовую сделку с иностранным клиентом, то можете использовать инвойс. Это международное название счёта на оплату услуг или товаров. В нём вы указываете, какие задачи были выполнены, за какой срок, какая цена и когда заказчик должен оплатить. Инвойс может выглядеть вот так:

Вы можете оформить инвойс вместе с контрактом. В таком случае этот платёжный документ будет подтверждением для основного договора. Но иногда инвойс может заменять контракт полностью.

В остальном требования и правила здесь такие же, как и по контрактам. Инвойсы редко бывают на крупные суммы, но всё равно лучше следить, чтобы они не превышали лимит в 6 000 000 рублей. Иначе документ нужно будет поставить на учёт.

Третий вариант получения средств от иностранных заказчиков используется при удалённой работе с крупными корпорациями.

Оферта — это предложение о заключении сделки, в котором описаны существенные условия договора. Чтобы работать по оферте, не нужно ничего подписывать. Достаточно просто принять её условия. Оферту, как и любой контракт, при достижении определённой суммы платежей нужно ставить на учёт:

• от 3 000 000 рублей — при импорте услуг;
• от 6 000 000 рублей — при экспорте.

Если вы используете договор оферты, то при первом платеже вам необходимо загрузить сам документ и подтверждающие акты. А при последующих переводах достаточно будет только квитанций и актов о проделанной работе.

Как только деньги из-за границы поступили на транзитный счёт, у вас есть 15 дней, чтобы пройти валютный контроль. Если не уложиться в этот срок, то вашу компанию могут оштрафовать на сумму до 150 тысяч рублей.

Сам валютный контроль по закону не может занимать больше одного рабочего дня. Например, если документы пришли во вторник, решение должно быть принято не позже среды, если они поступили в пятницу — не позже понедельника.

Иногда сотрудники банка отклоняют платёж. Это может произойти:

• если валютная операция противоречит закону;
• если не хватает документов.

Но чаще всего, если вы подготовили необходимые документы своевременно, сложностей с валютным контролем не возникает.

Чтобы пройти валютный контроль быстрее, можно сразу учесть требования и рекомендации банка. Обязательные условия:

• Проверьте, что у вас собран полный пакет документов. Если в контракте упоминаются акт или инвойс, их нужно приложить. Допсоглашения, в случае их наличия, тоже надо прислать.
• Проверьте, что на документах вы и ваш иностранный заказчик поставили подписи и расшифровали их. Если используете печати, они тоже должны быть.
• Отсканируйте или сфотографируйте все страницы документа так, чтобы каждый лист был виден целиком, а текст хорошо читался.

Дополнительные рекомендации:

• Соберите все страницы документа в один файл в формате pdf и назовите его по содержанию. Например, «Контракт», «Счёт» или «Акт».
• Приложите русский перевод контракта, если он есть. При платежах перевод необязателен, но он может ускорить работу сотрудников банка. Иначе им придётся переводить самим, а это займёт какое-то время.

Если возникают трудности, вы всегда можете запросить экспертизу контрактов и документов у специалистов банка «Открытие».