В 2020 мы все узнали, что такое удалённая работа. Начиная с марта 2020 года, это было вынужденной мерой. Сегодня, осенью 2020 года, это может стать рациональным выбором предпринимателя вне зависимости от наличия или отсутствия внешних требований и ограничений.
В пандемию появился принципиально новый вариант удалённой работы офисов в формате «50 на 50». В этом случае либо часть сотрудников работает в офисе, а часть — из дома, либо сотрудники приезжают в офис по графику.
- Экономия на аренде офиса. При режиме удалённой работы «50 на 50» компании могут арендовать офисы, площадью вдвое меньшие, чем раньше. Это снижение арендной платы и платы за услуги ЖКХ и энергоснабжение. Для небольшого бизнеса экономия может оказаться существенной.
- Экономия на оборудовании рабочих мест. При выборе формата «50 на 50» достаточно технически укомплектовать рабочие места из расчёта на 50% коллектива. Экономия на оргтехнике будет существенным подспорьем для бизнеса. Если компания совсем небольшая и работает в коворкинге, то ей можно будет платить за аренду меньшего количества рабочих мест.
- Экономия на оплате проездных. Это характерно для крупных корпораций, тем не менее иногда расходы сотрудников на проезд до работы и обратно компенсируют и небольшие компании. Для таких работодателей уменьшение этой статьи расходов важно.
- Экономия на социальных выплатах. При отсутствии требования всем 100 % сотрудников ежедневно присутствовать в офисе, снижается риск быстрого распространения вирусных заболеваний («корпоративных эпидемий»). Это хорошо и для сотрудников, которые меньше болеют, и для работодателей, которым приходится оплачивать меньше листков нетрудоспособности.
Определитесь, кто из сотрудников может выполнять свои обязанности удалённо, лишь изредка посещая офис. Оповестите об этом специалиста по кадрам.
Например, бухгалтерию можно вести удалённо; специалисту достаточно раз в неделю приезжать в офис, чтобы распечатать и подписать документы. Легко перевести на удалённый формат работы часть IT-специалистов, но и в офисе компании должен постоянно присутствовать сотрудник IT-отдела, способный решить возникающие технические проблемы в рабочем порядке. Удалённо могут работать сотрудники call-центра.
Не смогут работать удалённо офис-менеджеры, hr-специалисты при проведении собеседований на ключевые позиции, рационально присутствие в офисе финансового директора, имеющего право подписи. Не может удалённо работать производство, часто лучше очно проводить демонстрационные показы, продавая сложное оборудование.
На компьютеры сотрудников, работающих удалённо, важно установить весь необходимый софт для обеспечения безопасности — с этой задачей далеко не каждый человек справится самостоятельно. Личные компьютеры сотрудников, работающих удалённо, должны быть оснащены программным обеспечением, позволяющим выполнять весь функционал, который входит в их должностные обязанности. Обеспечьте доступ всех сотрудников к базам данных и цифровым сервисам, которые использует компания.
Проведите, если это требуется, обучение сотрудников работе с сервисами видеосвязи. Как правило, это относится к новым сотрудникам, так как люди, работавшие в компании весной 2020 года, уже получили необходимые навыки.
Сформируйте график видеоконференций, на которых должны присутствовать все сотрудники. Или определите день, например раз в месяц, когда весь коллектив собирается в офисе для решения стратегических вопросов.