У любого бизнеса существуют глобальные и текущие расходы. К первым можно отнести оплату по договорам, выплаты зарплаты и кредитов, затраты на рекламные кампании и закуп товаров или сырья — всё это расходы, которые можно заранее предусмотреть, просчитать и учесть в бизнес-плане.
Но есть и иные траты, которые в глобальном масштабе выглядят не столь заметно. Это ежедневное обслуживание офиса, покупка необходимых принадлежностей, обеспечение сотрудников водой, чаем и кофе. Неконтролируемые траты на офисные расходы могут съедать существенную часть бюджета. Open Academy рассказывает, как сэкономить на содержании офиса, используя бизнес-карту Mastercard «Открытие».
Прежде всего, вам нужно понять, какие траты целесообразны, а какие излишни. Для этого изучите все затраты на обслуживание офиса на протяжении последних 6-12 месяцев. Посмотрите, что и в каком количестве покупали, все ли покупки были нужны для обслуживания офиса.
- Определите текущий объем закупок для каждой категории товаров.
- Установите лишние расходы, если таковые имели место.
Теперь вам необходимо установить, насколько закупаемые объёмы соответствуют реальным потребностям. К примеру, ежемесячный объём закупаемой офисной бумаги составляет 10 пачек. При этом реально расходуют максимум 3 из них. Или из покупаемых 5 пачек чая выпивают только 3, и то не полностью.
Также изучите цены приобретаемой продукции. К примеру, вы видите, что для офиса покупают дорогие брендовые принадлежности, тогда как их безо всякого ущерба можно заменить более дешёвыми аналогами. А может, прайс постоянных поставщиков чрезмерно завышен, и вы знаете, где приобрести тот же товар дешевле и со скидками.
- Установите реально нужный объём закупок.
- Определите, какие товары можно убрать, заменить аналогами или приобрести дешевле.
Безусловно, в любой организации есть лицо, официально ответственное за расходы офиса. Но зачастую его обязанности сводятся к выдаче денег на текущие нужды, оплате по счетам постоянных поставщиков и сведению баланса. Вам необходимо назначить ответственных сотрудников по каждой категории или группе категорий затрат. К примеру, системный администратор заказывает необходимые комплектующие для обслуживания офисной техники, а офис-менеджер следит за своевременным пополнением канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
И вот наконец-то мы подошли к самому интересному — реализации спланированной системы расходов. Поможет в этом бизнес-карта Mastercard «Открытие». Это банковская карта, привязанная к расчётному счёту ИП или ООО. С её помощью можно оплачивать любые бизнес-расходы.
Особенность бизнес-карты Mastercard «Открытие» состоит в возможности выпуска дополнительных карт для сотрудников. При этом можно установить лимит для каждой карты и не переживать, что сотрудник превысит установленный объём расходов.
Дополнительное преимущество бизнес-карты Mastercard «Открытие» — получение скидок от партнёров системы. Например, при покупке офисной канцелярии в интернет-магазине СИТИЛИНК скидка составит 1 000 рублей, а уборка офиса от клинингового сервиса Qlean обойдётся на 10-15 % дешевле. Подробнее о предложениях партнёров Mastercard можно узнать здесь.
- Оформите дополнительные бизнес-карты для ответственных сотрудников.
- Назначьте по каждой карте лимит, соответствующий объёму необходимых затрат.
Используя бизнес-карты Mastercard «Открытие», вы можете не волноваться о перерасходе бюджета. Вместе с тем вы вправе увеличить лимит при необходимости.
Выписки по бизнес-картам содержат подробную информацию о ежедневном движении средств, потраченных суммах и категориях затрат. Больше не нужно требовать у сотрудников подробные отчёты о покупках и чеки. Также отслеживание затрат по бизнес-картам упростит работу бухгалтера, который может в любое время просмотреть перечень и описание расходов.
Важно! При оформлении бизнес-карты Mastercard в банке «Открытие» вы можете получить до 5% кешбэка за расходы по карте. Узнать подробнее можно здесь.