Снижение затрат в бизнесе — один из способов повысить рентабельность, сделать более низкой себестоимость продукции, увеличив маржу между ней и ценой продажи. Особенно важна оптимизация затрат в экономически неспокойные времена, так как сократив расходы, компания может стать более стабильной и устойчивой. Рассказываем, что можно сделать для снижения расходов, не навредив при этом собственному делу и оставаясь строго в рамках действующего законодательства.
Нерациональная трата рабочего времени или неполная загрузка сотрудников могут приводить к тому, что штат компании «раздувается» — необоснованно растёт.
Чтобы выявить реальную загрузку сотрудников и подумать о том, какое количество людей справится с объёмом работ, можно использовать калькуляторы для расчёта численности.
Часть информации вводится вручную (придётся потратить на это время), но то, ради чего всё и затевалось — а именно процент загрузки каждого сотрудника — рассчитывается автоматически.
Также можно использовать метод «фотографии» рабочего дня каждого сотрудника и автоматической оценки эффективности — сделать это позволяют сервисы, облегчающие управленческие задачи для бизнеса. Главное — не перегнуть палку, не сделать контроль избыточным.
Возможно, объём работ, которые выполняют 3 сотрудника, могут сделать двое — а это снижение фонда оплаты труда, минус одно оборудованное рабочее место, минус зарплата и социальные выплаты одному человеку. В масштабах малого бизнеса такая экономия может быть существенной.
В режиме экономии есть смысл уходить от жёстких окладов и оплаты просто факта пребывания человека на работе. Намного эффективнее и в плане мотивации, и в плане экономии разработать KPI для каждой должности, и оплачивать результаты работы, оценивая эффективность сотрудника. Речь не о том, чтобы переложить на наёмного работника предпринимательские риски, поставив перед ним невыполнимые в конкретных условиях задачи. Однако уровень зарплаты должен зависеть от результата. Например, если hr-менеджер обязан закрыть за месяц 5 важных вакансий, а он закрывает 2 — логично, что его заработок снизится, мотивируя изменить подход или логику работы.
Часть функционала компании рационально передать на аутсорсинг. Например, работу курьера можно поручить службе доставки. А если перевести на аутсорсинг бухгалтерию, то отпадёт необходимость организовывать рабочее место, закупать лицензионное ПО, выплачивать отпускные и оплачивать больничные, думать, кто и на каких условиях заменит заболевшего или ушедшего в отпуск специалиста.
На технические должности часто выгоднее нанимать специалиста-универсала. Например, обслуживать небольшое здание может команда из электрика, сантехника и плотника — а может один специалист, владеющий всеми этими навыками.
5. Снижение затрат на обучение сотрудников
Вложения в повышение квалификации сотрудников оправданы, но иногда их структуру можно пересмотреть. Например, можно обучать новичков своими силами, с помощью опытных работниках, не привлекая сторонних преподавателей и тренеров. Но важно помнить, что нельзя экономить на обязательном обучении, которое определяет статья 196 Трудового кодекса РФ.
В случае, когда бизнес сталкивается с дилеммой — сокращение штата или неполный рабочий день, статья 74 Трудового кодекса РФ позволяет вводить режим неполного рабочего дня или сокращённой рабочей недели (с уменьшением оплаты) на срок до 6 месяцев.
Если производственный процесс может быть непрерывным — возможно, есть смысл ввести посменную работу, чтобы мощности не простаивали в вечернее и ночное время. Также посменная работа поможет сэкономить на выплате сверхурочных.
Если носилки обязательно несут два человека, то с тачкой справится один. Это — общий принцип автоматизации производственного процесса так, чтобы задействовать меньше персонала. Используя метод автоматизации, важно просчитать экономическую целесообразность. Не исключено, что затраты на приобретение автоматической производственной линии не окупятся, если для её обслуживания потребуются сотрудники более высокой квалификации со значительно большей заработной платой.
Это — о технологиях «бережливого производства», таких, которые помогают экономить энергоресурсы, сырьё, материалы. Внедрение таких технологий всегда большой плюс для бизнеса, а во времена, когда экономия становится одним из инструментов, помогающих бизнесу остаться на плаву — особенно.
Возможно, производственной компании есть смысл временно отказаться от содержания складских помещений и перейти на контрактные поставки — работу под заказ. В этом случае продукция сразу с производства отгружается заказчику. Это поможет снизить издержки и, возможно, высвободит 1-2 сотрудников.
В экономически не самые спокойные времена есть смысл пересмотреть ассортимент товаров в пользу сокращения. Так как разнообразие радует потребителей, но усложняет логистику, дистрибуцию, работу менеджеров. Важно выбрать наиболее ходовые маржинальные позиции и сосредоточиться на их производстве.
Разумная экономия и оптимизация затрат — то, на что стоит потратить силы и время владельцу бизнеса. Это непременно принесет финансовую пользу. Выбирайте те возможности, которые актуальны для вашей компании — и используйте их, не откладывая в долгий ящик.