Онлайн-журнал

Корпоративные коммуникации: как не забыть о задачах бизнеса

Общаемся с сотрудниками, управляем проектами, сохраняем информацию
 

Общение между сотрудниками компании — не только её внутреннее дело. От качества коммуникаций, от того, как быстро доходит до нужного сотрудника информация и не теряется ли она по дороге, зависит насколько быстро и чётко выполняются задачи, полученные от клиентов компании. 

Open Academy советует несложные инструменты для базового выстраивания внутренних коммуникаций в бизнесе. Остановимся на трёх основных моментах — это общение сотрудников, управление проектами и хранение информации.

 

Общение

 

Как правило, когда бизнес только подходит к стадии серьёзной цифровизации, значительная часть коммуникаций сотрудников происходит в мессенджерах. Функционал мессенджеров в целом идентичен. В них создаются групповые чаты по каждому отделу и по каждой задаче, проходят переписка и обсуждения.

Чаще всего для этого используют мессенджеры Telegram, Whatsapp, Viber, у каждого из которых есть и мобильная, и web-версия.

 
 

Такой вариант общения прост и привычен практически для каждого человека, у которого есть компьютер и мобильные гаджеты. Но в случае, когда один специалист включен в 5-10-15 рабочих чатов, ему несложно запутаться и пропустить важное сообщение.

 
 

Управление проектами

 

Для постановки, контроля и проверки выполненных задач на начальном этапе перевода бизнес-процессов в digital используются таск-менеджеры. Они помогают сосредоточить все задачи на одном ресурсе, к которому есть доступ у каждого сотрудника.

 

Яндекс.Трекер

 
 

Российский сервис, в котором можно управлять проектом на каждой стадии его реализации, от загрузки первичных документов до разработки нового продукта. Все сотрудники имеют возможность комментировать файлы — ни один комментарий не потеряется. По работе каждого отдела и по движению каждого проекта Яндекс.Трекер собирает статистику, что важно для руководителей компании. До сентября 2020 года компании с численностью до 100 сотрудников могут использовать этот таск-менеджер бесплатно.

 

Asana

 
 

Ещё один инструмент для командного управления проектами. На этой платформе возможно назначать задачи, устанавливать сроки их выполнения, следить за изменением статуса каждой задачи, устанавливать приоритеты. Есть шаблоны досок для фиксации задач маркетологов, дизайнеров, программистов с учётом специфики их работы. У таск-менеджера есть и мобильная, и десктопная версия. Интерфейс инструмента англоязычный, но интуитивно понятный. Есть бесплатный тариф для небольших команд.

 

Trello

 
 

Этот сервис тоже можно использовать для ведения проектов. Под каждую задачу создаются отдельные доски, устанавливаются ответственные сотрудники, назначается время выполнения задачи. Сервис полностью бесплатный.

 
 

Хранение информации

 

Хранить информацию на диске компьютера или даже на запасных жестких дисках — этого может быть достаточно для личного пользования, но недостаточно для бизнеса. Бизнес использует облачные сервисы с многократным дублированием информации для исключения её потерь. Все файлы копируется до 6 раз и хранятся в разных дата-центрах. Облачные сервисы обеспечивают очень серьёзный уровень защиты информации как от потери, так и от утечки.

 

Dropbox

 
 

Это один из самых старых, проверенных и не теряющих популярности поставщик облачных хранилищ. У Dropbox простой интерфейс и есть синхронизация файлов с локальными компьютерами. Работает с любыми системами, от доминирующей Windows до относительно редко встречающейся MeeGo.

 

Microsoft OneDrive

 
 

Разработка концерна Microsoft уже встроена в гаджеты с установленной Windows 10. Облачное хранилище корректно работает и с другими операционными системами — Mac OS X, iOS, Android.

 

Mega

 
 

Это облачное хранилище обеспечивает сквозное шифрование данных (ключ расшифровки не хранится на сервере), что важно для безопасности бизнес-информации. Есть версии Mega для Windows, OS X, iOS, Android, Windows Mobile, Linux. Разработаны и расширения для браузеров Google Chrome и Firefox.

Выбирайте базовые решения для упорядочения внутренних коммуникаций компании — это позитивно скажется на эффективности бизнеса в целом и поможет вам как руководителю в каждый момент понимать, как решаются задачи, поставленные перед коллективом.