Как компании создать финансовый отдел

Управлять компанией в одиночку сложно. Особенно, если дело касается финансов. Необходимо грамотно распределять финансовые ресурсы, разрабатывать стратегии развития экономики, составлять бизнес-планы, анализировать деятельность компании, следить за своевременным и полным выполнением обязательств, отслеживать расходы и поступление доходов. Все эти функции выполняет финансовый отдел. 

Рассказываем, как создать полноценный финансовый отдел в компании.

Для того чтобы понять, какие подразделения нужно включить в состав финотдела, нужно определить исполняемые задачи. 

В классическом варианте функции финотдела таковы:

• Финансовый контроллинг. В частности речь идет об учёте, анализе, планировании и организации бизнес-процессов.
• Казначейская функция. Подразумевается управление денежными потоками, определение порядка взаиморасчётов и очередности платежей, контроль платежей и остатков на счетах компании.
• Привлечение финансирования. Деятельность направлена на получение кредитов на выгодных условиях, выпуск ценных бумаг, внедрение факторинга.
• Нормирование. Функция предполагает нормирование оборотных активов, показателей и затрат с целью предотвращения выхода компании за пределы текущих возможностей.
• Экспертиза инвестиционных проектов. Финансовый отдел оценивает проекты, возможные риски и потенциальную прибыль.
• Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Помимо непосредственно учёта, финансовый отдел занимается формированием учётной и налоговой политики.

Есть у финансового отдела и дополнительные функции, предполагающие контроль других отделов компании.

Это:

• Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании. Предполагает работу с договорами. Хотя непосредственно составлением договоров занимается юридический отдел, но необходимо и согласование со стороны финансового отдела.
• Внедрение информационных технологий. Как правило, данными задачами занимается IT-отдел. Однако финансовый отдел должен определить насколько целесообразно и возможно внедрение той или иной технологии.

Учитывая эти функции, структуру финансового отдела можно представить следующим образом:

В небольших компаниях одно подразделение может отвечать за несколько направлений. Например, совмещаются отделы бухгалтерского учёта и налогового планирования. В зависимости от размера компании определяется состав каждого подразделении — от одного до нескольких сотрудников. 

Как правило, руководящие должности в финансовом отделе —  это финансовый директор и главный бухгалтер. Финдиректор занимается финансовым планированием и финансовой политикой компании, главбух —  финансовыми операциями и контролем над ними. 

Если на предприятии есть и финансовый директор, и главный бухгалтер, то они не подчиняются друг другу, а находятся в непосредственном подчинении у руководителя компании. 

Для небольшой компании возможно совмещении должностей финдиректора и главбуха. Также в финансовом отделе может быть только одна из указанных должностей, а другую может взять на себя руководитель компании.

Для регулирования работы финансового отдела необходимо составить следующие документы:

• «Положение о финансовом отделе» — определяет структуру отдела, численность штата, основные задачи и функции, порядок взаимодействия сотрудников и подразделений, порядок разрешения споров, показатели оценки деятельности.
• «Положение о подразделениях финансового блока» — описывает практически то же, что и вышеупомянутый документ, но более подробно для отдельного подразделения.
• «Положение о мотивации сотрудников финансового отдела» — содержит информацию о денежных и неденежных методах поощрения и премирования.
• Должностные инструкции — составляют для каждой отдельной должности в финансовом отделе, описывая функциональные обязанности, права и ответственность, сферу компетенции и критерии оценки качества работы.

После того как вы определите структуру финансового отдела, перечень его функций и штатный состав, можно посчитать предстоящий бюджет на создание. 

Вам необходимо просчитать все расходы, связанные с созданием и содержанием отдела. Например:

• Расходы на оплату труда — заработная плата, премии, социальные выплаты.
• Начисления на оплату труда — выплаты в ПФР, отчисления на медицинское и социальное страхование.
• Расходы на оборудование — мебель, компьютеры, технические устройства и т. п.
• Расходы на содержание — канцелярские товары, электроэнергия, обслуживание офисной техники и прочие сопутствующие работе затраты.
• Дополнительные затраты — повышение квалификации, командировочные расходы, компенсация мобильной связи и прочее.

Как правило, бюджеты составляют на годовой период с разбивкой по месяцам. Это позволяет грамотно спланировать общие затраты и контролировать ежемесячные расходы. 

Пример составления годового бюджета с разбивкой по месяцам:

Рекомендуем еще до создания финансового отдела установить критерии оценки его работы и зафиксировать текущие показатели. 

Впоследствии вы сможете оценить эффективность работы финансового отдела, сравнив первоначальные показатели с итогами по окончании определённого периода.