Главная
Назад

Зачем вашему бизнесу база знаний

И что в неё включить
 

Что такое база знаний в компании? Это справочный центр, в котором можно сохранять важную информацию и полезные материалы. Глобальная цель базы знаний — собрать воедино все интеллектуальные активы компании: ценные наработки, важные документы, знания и опыт сотрудников.

 

Для чего нужно создавать базу знаний

 

Основная задача любой базы знаний — это сокращение времени на поиск нужной информации и возможность быстрого получения ответов на типовые вопросы. 

Базу знаний можно использовать как:

 
  • инструмент продвижения бизнеса в поисковой выдаче;
  • портал вопросов и ответов для сотрудников или клиентов;
  • сервис для обмена знаниями между отделами или сотрудниками компании.
 

С необходимостью аккумуляции знаний для сотрудников сталкивается почти каждая компания на определенном этапе. Например, нужно быстро обучить новичков, поддержать уровень знаний сотрудников на должном уровне или показать примеры работ всему коллективу. 

База знаний помогает:

 
  • адаптировать новых сотрудников, разъясняя им правила поведения в компании и должностные обязанности;
  • демонстрировать новичкам примеры документов и решений, не отвлекая других специалистов;
  • сохранять всю важную информацию, распределяя ее по тематическим разделам;
  • объединить знания отдельных сотрудников в корпоративные знания и сохранить их в едином поле.
 

Самое главное — все знают, что и где найти, и никто не задает повторяющихся вопросов. Не имеет значения, к какой сфере относится ваш бизнес. База знаний актуальна при любом виде деятельности.

 
 

Место размещения вашей базы знаний зависит только от ваших возможностей и пожеланий. Например, можно использовать облачное хранилище (Яндекс Диск, Google Drive), можно разместить информацию на локальном сервере, сделать отдельный сайт, создать на корпоративном сайте закрытый раздел для сотрудников. Также можно воспользоваться специализированным Wiki-сервисами — сайтами, которые пользователи создают и редактируют самостоятельно (например, Confluence, Zoho Wiki, MediaWiki, Foswiki).

 
 

Что включать в корпоративную базу знаний

 

Нет каких-то стандартов, какой должна быть база знаний. Но делать её унылым хранилищем только должностных инструкций точно не стоит. Рассказываем, какие материалы можно добавить в базу знаний.

 

Сведения о компании 
 

 

Здесь можно описать деятельность компании и рассказать о правилах поведения в офисе. Также можно указать контактные данные всех сотрудников, состав отделов, список контрагентов. В этом же разделе хранят все должностные инструкции, коллективные договоры, приказы и иные официальные документы, касающиеся трудовых обязанностей.

 

Шаблоны документов 
 

 

Можно внести в базу все шаблоны, которые вы используете в компании: договоры, чек-листы, анкеты, отчёты и прочее. Если сотруднику понадобится какой-то шаблон, ему не нужно тратить время на его создание или бежать в соседний отдел, чтобы распечатать бланк. Можно просто скопировать себе документ и использовать для дальнейшей работы.

 
Пример раздела с шаблонами документов в базе знаний
 

Регламенты 

 

Именно регламенты определяют стандарты качества работы и являются алгоритмами выполнения обязанностей. Если кто-то из сотрудников забыл, как выполнять то или иное действие, он просто откроет регламент, прочитает и вспомнит.

 

Полезные статьи 
 

 

В создании базы знаний может принимать участие все сотрудники. К примеру, кто-то решит поделиться своим опытом или рассказать об интересном решении задачи. Можно создать «песочницу», в которую каждый сотрудник может писать то, что сочтёт полезным. После обсуждения и проверки можно перемещать статью непосредственно в базу знаний.

 
 

Обучающие уроки 

 

Видео-, аудио- или текстовые уроки пригодятся для развития сотрудников. Можно создать уроки для повышения квалификации, записать видеоинструкции по работе с определёнными инструментами или сделать вебинары по отработке практических навыков.

 

Кейсы 
 

 

Про особо интересные проекты компании можно рассказывать в отдельном разделе базы знаний. Старые сотрудники при необходимости могут освежить в памяти завершённые задачи. Новички получат возможность узнать больше о деятельности компании.

 

Вопросы-ответы 
 

 

Наверняка в вашей компании есть вопросы, которые сотрудники задают со стабильной регулярностью. Можно собрать все самые частые вопросы и дать на них ответы.

 
Пример оформления базы знаний в Bitrix24
 

На создание качественной базы знаний для компании придется потратить немало времени. Нужно собрать, рассортировать и оформить все накопленные знания. Зато в будущем база знаний сбережет вам сотни рабочих часов, и вы можете потратить их на разработку новых проектов.

Все о развитии бизнеса
с помощью онлайн-инструментов и опыте спикеров-предпринимателей

Узнать больше

Нажимая кнопку «Узнать больше», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных, и соглашаетесь с пользовательским соглашением