Как подписывать документы онлайн

Электронный документооборот значительно упрощает ведение бизнеса. Можно подписать договор с партнёром из другого города, удаленно заключить сделку с поставщиками или оперативно обмениваться документами с контрагентами. Но чтобы электронные документы обладали юридической силой, они должны быть заверены надлежащим способом. 

О нормах подписания и удобных сервисах в обзоре Open Academy.

По российскому законодательству обязательным реквизитом первичного учётного документа признают подпись лица, ответственного за сделку (п. 2 ст. 9 ФЗ № 402). Отсканированные, факсимильные или иные копии документов не обладают юридической силой (письма Минфина и УФНС).  

Электронный первичный учётный документ можно подписать квалифицированной электронной подписью. В этом случае он равнозначен бумажному документу (п.1 ст.6 ФЗ № 63). 

Договор в письменной форме по закону можно заключить путём обмена документами по обычной почте, email, телеграфу или иному каналу (ст.434 ФЗ № 51 ГК РФ). При этом стороны вправе согласовать, что именно будет признано аналогом электронной подписи — факсимиле, печать, адрес email или что-то иное (ст. 160 ФЗ № 51 ГК РФ). 

Получается, что для подписания документов в целях взаимодействия с госорганами вы должны использовать только квалифицированную электронную подпись. 

При обмене документами с партнёрами и контрагентами допускается использование любой электронной подписи и её аналогов. Но в первоначальном договоре должен быть обозначен способ подписания, при котором признается юридическая сила документа.

Согласно ФЗ № 63, существует три вида электронной подписи:

• ПЭП (простая). Подтверждает подписание документа определённым лицом, но не гарантирует отсутствие изменений после подписания. Используют как средство идентификации лица, когда подпись документа не имеет юридических последствий.
• НЭП (усиленная неквалифицированная). Определяет автора подписи и помогает отследить внесение изменений в документ после подписания. В документообороте можно применять по согласию сторон.
• КЭП (усиленная квалифицированная). Приравнивается к собственноручной подписи. Можно использовать для подписания любых электронных документов.

Мы рекомендуем  использовать квалифицированную электронную подпись. Это упростит признание законности документов в случае разногласий с другими участниками. Вам не придётся доказывать согласованность выбранного способа подписи. Но в целом выбор способа подписания зависит от вида документа и его предназначения.

При выборе сервиса обращайте внимание не только на стоимость обслуживания, но на и тип предлагаемой подписи.

Российский сервис, позволяющий использовать квалифицированную электронную подпись на любых устройствах. Для подписания документа достаточно указать пароль от своей подписи. Все остальное система сделает самостоятельно. 

Получить электронную подпись можно только после идентификации личности, которую проводит вызванный на дом представитель сервиса. Стоимость выпуска и использования ЭП от 1 500 до 3 000 рублей в год, в зависимости от статуса (физлицо, ИП, ЮЛ).

Сервис от «МегаФон» позволяет подписывать квалифицированной подписью любые электронные документы с помощью мобильного устройства с предустановленной специальной SIM-картой. Для подписания нужно прочитать сообщение, цитирующее часть документа, выбрать действие и подтвердить его PIN-кодом. 

Для получения ЭП необходимо посетить офис «МегаФон», предъявить оригиналы документов и заключить договор обслуживания. За использование подписи взимается абонентская плата — 1 000 рублей в год.

Legium предлагает подписание документов, как с ПК, так и с мобильных устройств. Ссылку на подписание можно отправить на email, телефон или в мессенджер. Применяется неквалифицированная электронная подпись. 

Чтобы воспользоваться сервисом, физические лица должны пройти онлайн-идентификацию с селфи, а ИП и ЮЛ достаточно оплатить 1 рубль с расчетного счета. Тарифы сервиса начинаются от 590 рублей в месяц.

Если у вас нет необходимости в использовании КЭП и все стороны документооборота готовы к согласованию иного способа подписи, вам могут пригодиться следующие сервисы:

• DocuSign — предлагает онлайн-подписание документов по международным стандартам шифрования данных. Тарифные планы начинают от $ 15 в месяц.
• Adobe Sign — позволяет подписывать документы аналогом рукописной подписи или цифровой подписью. Стоимость использования сервиса начинается от $ 14.99 в месяц.
• Hello Sign — предусматривает использование юридически значимых электронных подписей, соответствующих европейскому законодательству. Стоимость — от $ 13 в месяц.

Подписывать электронные документы очень просто при использовании сервисов. На проставление подписи уходит всего несколько секунд. Главное — это выбрать удобный сервис, который будет отвечать вашим потребностям.