Онлайн-журнал

Нужен ли бизнесу электронный документооборот

Обзор плюсов и минусов ЭДО
 

Электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить бизнес-процессы, касающиеся работы с документами.  Причем использовать ЭДО можно как внутри компании, так и при взаимодействии с партнёрами или контрагентами. 

Если вы решили внедрить этот механизм, нужно учесть все нюансы. Open Academy разбирает преимущества и недостатки электронного документооборота в бизнесе. 

Электронный документооборот — это «безбумажное» делопроизводство, при котором все документы оформляют в электронной форме. То есть документы создают на компьютерных устройствах, подписывают цифровой подписью и хранят на электронных носителях.

 

Плюсы ЭДО

 

Основное преимущество электронного документооборота — это отказ от «бумажной волокиты». Можно выделить такие плюсы:

 
  • ускорение согласования внутренних документов за счёт их хранения в едином пространстве;
  • оперативный доступ к документации, быстрота изменений и простое управление движением документов;
  • повышение ответственности сотрудников, поскольку видно, кто, как и когда работал с документом;
  • снижение расходов на делопроизводство и организацию документооборота;
  • предотвращение дублирования информации и автоматическое формирование архива;
  • невозможность несанкционированного доступа к документам благодаря шифрованию.
 

Внедрение ЭДО необходимо, прежде всего, компаниям с большим объёмом внешнего документооборота. За счёт упрощения работы с документами, ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты на делопроизводство. 

Также электронный документооборот пригодится тем предпринимателям, которые хотят повысить уровень обслуживания потребителей и оптимизировать взаимодействие с контрагентами. 

Подлинность электронной документации удостоверяет электронная цифровая подпись. При этом удалённые друг от друга люди могут подписать документ почти одновременно:

 
 
 

Минусы ЭДО и способы их решения

 

У электронного документооборота есть некоторые недостатки. Но если знать о них заранее, серьёзные проблемы можно предотвратить. 

Рассмотрим основные минусы ЭДО, причины и возможные решения:

 
  1. Проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать. Решением станет создание системы резервного копирования, которая позволит восстановить документы в случае форс-мажора.
  2. Географическая удалённость участников документооборота. Из-за отсутствия единого информационного пространства наладить ЭДО удаётся не со всеми контрагентами. Решить проблему можно частично, совмещая электронный и бумажный документооборот.
  3. Человеческий фактор. В электронном документообороте большое значение имеет грамотный ввод данных. Низкая квалификация и недостаточные навыки сотрудников могут нарушить функционирование системы. Выходом станет обязательное обучение персонала до предоставления доступа к пространству ЭДО.
 

К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем. 

Учтите, что для организации электронного документооборота можно использовать уже привычные решения. Например, такая функция реализована в программе «1C:Документооборот». На каждый отдельный документ создается отдельная карточка, в который хранятся все необходимые для работы сведения.

 
 

Безусловно, электронный документооборот современному бизнесу необходим. Но мы в Open Academy рекомендуем вам начинать изменения постепенно. Разработайте схему ЭДО для внутреннего использования или выберите подходящую систему электронного документооборота (СЭД) для внешнего взаимодействия. Протестируйте выбранный вариант на небольшом отделе или отдельных проектах. Обучите сотрудников. Только после этого переводите весь документооборот в электронный формат. Такой подход позволит вам избежать непоправимых ошибок и позволит успешно внедрить ЭДО в бизнес-процессы.

 

Все о развитии бизнеса
с помощью онлайн-инструментов и опыте спикеров-предпринимателей

Узнать больше

Нажимая кнопку «Узнать больше», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных, и соглашаетесь с пользовательским соглашением