Как проводить конференц-коллы в режиме home-office

Современный бизнес сложно представить без различного рода переговоров. При удалённом ведении бизнеса, совместные обсуждения становятся не просто одним из вариантов взаимодействия, а необходимостью. И один из популярных способов организации удалённого совещания — групповые звонки.

Open Academy решила разобраться, нужны ли конференц-коллы бизнесу на удалёнке и как их можно оптимизировать.

Конференц-колл — это одновременное общение нескольких собеседников по аудио-связи. Такой формат совещаний предполагает, что:

• все участники общаются только голосом без видео- или текстового общения;
• собеседники могут говорить и слышать друг друга одновременно.

Для общения участники используют мобильные, стационарные или программные телефоны. Существуют приложения и сервисы, которые позволяют совершать групповые звонки через интернет. Ранее мы писали о сервисах для видеосвязи — большинство из них предусматривает и функцию группового аудио-созвона.

Например, на совещание в Skype можно пригласить даже тех, у кого нет учетной записи:

Использовать конференц-коллы удобно в случаях, когда:

• необходимо провести совместное обсуждение;
• количество участников беседы более двух человек;
• нет необходимости в визуальном представлении информации.

Конференц-связь применима для любых случаев, когда у участников нет возможности встретиться лично.

Например, вы можете применять групповые звонки для таких ситуаций, как:

• переговоры с партнерами из других городов и стран;
• совещание с участием региональных представительств;
• обсуждение задачи или проекта удалённой командой.

Но чтобы общение оказалось продуктивным, важно учесть некоторые нюансы.

Начнем с очевидных преимуществ. Это:

• единовременное донесение информации до всех заинтересованных лиц;
• оперативное получение обратной связи;
• возможность общения без привязки к месторасположению участников.

Что касается недостатков, то основные из них таковы:

• собеседники говорят одновременно и в итоге ничего непонятно;
• участники долго молчат, поскольку не понимают, кто должен говорить;
• отдельные абоненты из-за плохого качества связи периодически «выпадают» из беседы.

Кроме того, есть еще один серьезный минус конференц-коллов — люди хуже запоминают информацию, полученную в речевой форме. В человеческой памяти сохраняется только 15 % информации, полученной в аудио-формате.

При личных встречах, когда одновременно присутствует и звуковой и зрительный контакт, люди воспринимают до 65 % информации. Но это не значит, что от групповых звонков нужно отказаться. Можно вести запись звонков, чтобы участники могли прослушать упущенные моменты. Также на результаты аудио-совещаний влияет качество организации.

Начните готовиться к конференц-коллу заранее:

1. Выберите подходящий способ связи, потестируйте его, ознакомьтесь с функционалом. По возможности попробуйте связаться с участниками заранее, чтобы своевременно устранить возможные помехи.
2. Составьте список контактных данных всех участников, чтобы не пришлось искать контакты в процессе созвона.
3. Обеспечьте отсутствие посторонних шумов. Выберите тихое помещение для созвона или назначьте совещание на время, когда вам не помешает присутствие других людей.
4. Подготовьте повестку созвона и при необходимости разошлите ее всем собеседникам для ознакомления.
5. Начинайте сбор участников за 5-10 минут до начала беседы, чтобы все могли настроить и проверить технические параметры.

Начало конференц-колла посвятите организаторским вопросам. Представьтесь сами и представьте всех участников. Расскажите, что делать при рассоединении (перезайти, написать вам и пр.). Объясните основные правила беседы, например:

• участники говорят по очереди — когда один человек говорит, остальные молчат или отключают микрофоны;
• прежде чем говорить, участник должен представиться;
• задавать вопросы и комментировать можно после завершения речи участника или в конце совещания.

При записи разговора — обязательно скажите об этом. Далее расскажите о цели встречи, зачитайте повестку и предоставьте слово докладчику.

В UberConference у каждого участника есть доступ к микрофону, но чтобы не мешать докладчику можно временно отключить микрофон:

В процессе конференц-колла:

1. Придерживайтесь повестки совещания и старайтесь не отклоняться.
2. Следите за соблюдением правил взаимодействия и пресекайте попытки их нарушения.
3. Все дополнительные вопросы, требующие обсуждения, переносите на конец совещания или на следующий конференц-колл (если вопрос требует длительного обсуждения).
4. После обсуждения каждого отдельного вопроса резюмируйте содержание и спрашивайте, все ли понятно.
5. Если вам кажется, что кто-то из собеседников не принимает участия в беседе, задайте ему вопрос или спросите его мнение.
6. По завершении совещания подведите краткие итоги, озвучьте достигнутые решения и принятый на их основе план действий (поставленные задачи, ответственные лица и т. д.).
7. Попросите собеседников поделиться предложениями, дополнениями, замечаниями.
8. Сообщите, как и когда участники смогут получить протокол совещания и/или запись.

Конференц-коллы — удобный инструмент для оперативной связи с удалёнными собеседниками. Но нужно выбрать качественный сервис, заранее составить правила созвона и позаботиться о том, чтобы все участники смогли получить нужный объем информации.