Главная
Назад

Как собирать отчётность при удалённом формате работы

И эффективно контролировать бизнес-процессы
 
 

От перехода на удалёнку многих предпринимателей  удерживает страх утраты контроля над рабочими процессами. Как получить гарантии того, что сотрудники своевременно выполнят всё, что запланировано? 

Мы в Open Academy видим решение во внедрении отчётов по выполненным задачам. Рассказываем, для чего нужна такая отчётность, как ее оформлять и как собирать.

 

Зачем на удалёнке собирать отчёты по выполненным задачам

 

Казалось бы, зачем заставлять отчитываться взрослых людей? Можно просто поставить общую задачу, назначить дедлайн и в назначенный срок получить результат. На практике все не совсем так.

Не все сотрудники могут планировать свое рабочее время. В домашней обстановке присутствует слишком много отвлекающих факторов. Решение рабочих вопросов может быть отложено «на потом». В итоге есть риск сорванных дедлайнов и не самого качественного выполнения работы.

Учитывая, что в бизнесе каждая отдельная задача —  часть общего процесса, то любой срыв ведёт к нарушению других процессов. Организовать контроль над сотрудниками можно за счёт ежедневных отчётов. В них должно быть отображено, что именно делал работник в течение дня. 

Регулярно получая отчёты от всей команды, можно отслеживать реальные стадии проектов, вовремя предотвращать форс-мажоры и уверенно планировать деятельность на будущее.

 

Форма отчётов о выполненных задачах для удаленного сотрудника

 

Нет никаких стандартов по виду отчётности для удалёнщиков. Главное правило — отчёт должен быть кратким, чтобы его можно было быстро заполнить и проверить.

Например:

 
 

Если в вашем бизнесе принято планировать задачи команды на несколько дней, неделю или месяц, можно использовать такой вариант отчёта с отдельными листами для каждого сотрудника:

 
 

Или можно создать общий отчёт для команды:

 
 

В некоторых случаях можно применять простые отчёты в свободной форме.

Например:

 
 

Сотрудники могут отчитываться и в рабочем чате: с утра описать текущие задачи, а к вечеру рассказать о достигнутых результатах. 

Выбирайте способ, который удобен вам и вашей команде. Но обязательно установите точное время, когда сотрудники обязаны представлять свои отчёты.

 

Как организовать сбор отчётности

 

Для сбора отчётов можно использовать следующие инструменты и сервисы:

 
 

Google Таблицы удобны тем, что можно: 

  • создать несколько листов; 
  • открыть, закрыть или ограничить доступ; 
  • просмотреть историю изменений; 
  • оставить комментарии; 
  • установить дополнения; 
  • добавить расписание. 
К таблице можно добавить список задач и отмечать выполненные.

 
 

CRM-системы

 

CRM подойдут для сфер, где нужно фиксировать стадию взаимоотношений с клиентами и анализировать взаимодействие на протяжении всего цикла сделки. Например, для сферы продаж. 

Примеры CRM-систем: 

Преимущество CRM в том, что с их помощью можно автоматизировать многие процессы. К примеру, все звонки и запросы клиентов автоматически попадают в систему. Все контакты и история коммуникаций сохраняются. 
В большинстве CRM предусмотрены инструменты планирования задач, создания отчётов и контроля сотрудников.

 
 

Таск-менеджеры

 

В таск-менеджерах легко отслеживать рабочие процессы. Дополнительные отчёты не нужны. Видно, кто над чем работает, в течение какого времени, какие задачи закончены. 

Варианты таск-менеджеров: 

При возникновении вопросов их можно обсудить в таск-менеджере — в комментариях к конкретной задаче.

 
 

Мессенджеры

 

Использовать мессенджеры для сбора отчётности удобно, если одновременно с отслеживанием результатов требуется командное обсуждение. 

Возможные к применению мессенджеры: 

Можно создавать отдельные чаты по разным проектам, а при необходимости перейти к обсуждению в личных сообщениях.

 

Облачные хранилища

 

Для сбора отчётности можно использовать и облачные хранилища. 

Рассмотрите такие хранилища, как: 

Такой вариант подойдет, если сотрудники пишут отчёты в свободной форме. В хранилище можно создать папки по датам или проектам.

 
 

На удалённой работе сотрудники особо нуждаются в контроле. Но контролировать нужно не количество потраченного времени или точное соблюдение рабочего графика, а достижение результатов. Главная задача отчётов по выполненным задачам — обеспечение прозрачности рабочих процессов. Руководитель или ответственный сотрудник может «держать руку на пульсе» и своевременно отслеживать этапы работы над проектами. 

Ещё интересные статьи про удалённую работу: Как перевести сотрудников на удалёнку, Как бизнесу на удалёнке наладить видеосвязь с сотрудниками, 10 инструментов для организации командной работы.

Все о развитии бизнеса
с помощью онлайн-инструментов и опыте спикеров-предпринимателей

Узнать больше

Нажимая кнопку «Узнать больше», вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных, и соглашаетесь с пользовательским соглашением